MS Access 2010 - Bài 1: Giới thiệu về database

Access 2010 là một chương trình tạo và quản lý database (cơ sở dữ liệu). Để hiểu hơn về Access, trước tiên bạn phải hiểu về database.

Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu về các database và cách chúng được sử dụng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ được làm quen với sự khác biệt giữa quản lý dữ liệu trong Access và Microsoft Excel. Cuối cùng, bạn sẽ được tóm tắt qua về phần còn lại của các bài học trong sê-ri Access 2010.

Database là gì?

Database là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống máy tính. Database cho phép người dùng nhập, truy cập và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đây là một công cụ hữu ích mà bạn thường thấy. Bạn đã bao giờ phải chờ đợi trong khi nhân viên phòng khám nhập thông tin cá nhân của bạn vào máy tính hoặc khi nhân viên cửa hàng sử dụng máy tính để xem liệu một món hàng có trong kho không chưa? Đó chính là khi database hoạt động.

Cách dễ nhất để hiểu database là coi nó như một tập hợp các danh sách. Hãy suy nghĩ về một trong những cơ sở dữ liệu đã đề cập ở trên: Cơ sở dữ liệu thông tin bệnh nhân tại phòng khám của bác sĩ. Danh sách nào được chứa trong cơ sở dữ liệu như thế này? Trước tiên, cần có một danh sách tên của các bệnh nhân. Sau đó, lập một danh sách các cuộc hẹn trước đây và một danh sách tiền sử bệnh án cho mỗi bệnh nhân, một danh sách thông tin liên lạc, v.v...

Quy trình này đúng với tất cả các cơ sở dữ liệu, từ đơn giản đến phức tạp nhất. Ví dụ, nếu bạn muốn làm bánh, bạn sẽ cần một cơ sở dữ liệu chứa các loại bánh cookie bạn biết làm và những người bạn thích các loại cookie này. Đây là một trong những cơ sở dữ liệu đơn giản nhất để bạn dễ hình dung. Nó chứa hai danh sách: Danh sách bạn bè của bạn và danh sách các loại cookie bạn biết làm.

Tuy nhiên, nếu bạn là một thợ làm bánh chuyên nghiệp, bạn sẽ có nhiều danh sách hơn để theo dõi: Danh sách khách hàng, danh sách các sản phẩm được bán, danh sách giá bán, danh sách đơn đặt hàng, v.v... Bạn càng thêm nhiều danh sách, thì cơ sở dữ liệu của bạn càng phức tạp.

Trong Access, các danh sách phức tạp hơn một chút so với những gì bạn viết trên giấy. Access lưu trữ danh sách dữ liệu của nó trong các bảng, cho phép bạn lưu trữ thông tin chi tiết hơn. Trong bảng bên dưới, danh sách People trong cơ sở dữ liệu của một người làm bánh của nghiệp dư đã được mở rộng để bao gồm các thông tin có liên quan khác về bạn bè của người làm bánh.

Nếu bạn đã quen thuộc với các chương trình khác trong bộ Microsoft Office, điều này có thể khiến bạn nhớ đến Excel, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo cách tương tự. Trong thực tế, bạn có thể xây dựng một bảng tương tự trong Excel.

Tại sao lại sử dụng database?

Nếu database về bản chất là một tập hợp các danh sách được lưu trữ trong các bảng và bạn có thể xây dựng các bảng trong Excel, vậy tại sao bạn lại cần một database thực sự? Mặc dù Excel rất hữu ích khi lưu trữ và sắp xếp các con số, Access vẫn mạnh mẽ hơn trong việc xử lý dữ liệu không phải số, như tên và thông tin mô tả. Những dữ liệu không phải số đóng vai trò quan trọng trong hầu hết mọi cơ sở dữ liệu và điều quan trọng là có thể phân loại và phân tích chúng.

Tuy nhiên, điều thực sự khiến database vượt trội hơn so với các phương pháp khác trong việc lưu trữ dữ liệu là do tính kết nối. Chúng tôi gọi một database bạn làm việc trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ. Một cơ sở dữ liệu quan hệ có thể hiểu cách các danh sách và các đối tượng bên trong chúng liên hệ với nhau như thế nào. Để hiểu rõ hơn về điều này, hãy quay trở lại cơ sở dữ liệu đơn giản với hai danh sách: Danh sách bạn bè của bạn và danh sách các loại cookie bạn biết làm. Bạn quyết định tạo danh sách thứ ba để theo dõi các lô cookie mà bạn làm và chúng được chuyển đến cho ai. Bởi vì bạn chỉ tạo ra các cookie mà bạn biết công thức và chúng sẽ chỉ được cung cấp cho bạn bè của bạn, danh sách mới này sẽ nhận được tất cả thông tin từ các danh sách bạn đã tạo trước đó.

Bạn có thấy danh sách thứ ba sử dụng các từ đã xuất hiện trong hai danh sách đầu tiên không? Một database có khả năng hiểu rằng Dad và Oatmeal trong danh sách Batches là những thứ tương tự như Dad và Oatmeal trong hai danh sách đầu tiên. Mối quan hệ này có vẻ hiển nhiên, và một người sẽ hiểu nó ngay lập tức. Tuy nhiên, một bảng tính Excel không làm được điều này.

Excel sẽ xử lý tất cả những điều này dưới dạng các thông tin khác biệt và không liên quan. Trong Excel, bạn phải nhập từng mẩu thông tin về một người hoặc một loại cookie mỗi khi bạn đề cập đến nó vì cơ sở dữ liệu đó sẽ không có quan hệ như cơ sở dữ liệu Access. Đơn giản chỉ cần thiết lập, cơ sở dữ liệu quan hệ có thể nhận ra những gì một con người có thể thấy: Nếu một từ xuất hiện trong nhiều danh sách, tức là nó đề cập đến cùng một đối tượng.

Thực tế là các cơ sở dữ liệu quan hệ có thể xử lý thông tin theo cách này, cho phép bạn nhập, tìm kiếm và phân tích dữ liệu trong nhiều bảng tại một thời điểm. Tất cả những điều này sẽ khó thực hiện trong Excel, nhưng trong Access, các nhiệm vụ phức tạp thậm chí cũng có thể được đơn giản hóa và khá thân thiện với người dùng.

Tổng quan sê-ri hướng dẫn về Access 2010

Những gì bạn có thể mong đợi

Hướng dẫn này sẽ không dạy bạn làm thế nào để xây dựng một cơ sở dữ liệu từ đầu. Nó được thiết kế cho những người có kế hoạch sử dụng cơ sở dữ liệu đã tồn tại từ trước, rất có thể là ở nơi làm việc chẳng hạn.

Hướng dẫn bắt đầu với phần giới thiệu cơ bản về Access. Bạn sẽ dần quen thuộc với cấu trúc của cơ sở dữ liệu Access và tìm hiểu cách điều hướng các cửa sổ và đối tượng khác nhau chứa trong đó. Trong những hướng dẫn tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu cách nhập thông tin theo nhiều cách khác nhau. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách sắp xếp, truy xuất và phân tích thông tin bằng cách chạy các lệnh truy vấn. Sau khi bạn hiểu cách sử dụng cơ sở dữ liệu của mình, bạn sẽ được giới thiệu các công cụ cho phép bạn sửa đổi cấu trúc và giao diện của nó.

Cuối cùng, bạn sẽ có thể tự tin sử dụng một cơ sở dữ liệu theo cách bạn muốn. Bạn cũng có thể thay đổi nó để phù hợp nhất với nhu cầu bản thân.

Hướng dẫn này có phù hợp với bạn không?

Nếu bạn đã đọc phần mô tả và tin rằng hướng dẫn này phù hợp với nhu cầu của bạn, hãy tiếp tục tìm đọc các bài viết tiếp theo trong sê-ri. Như đã đề cập, nó được thiết kế chủ yếu để dạy mọi người cách sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có và giúp bạn có một nền tảng vững chắc.

Nếu bạn dự định tạo một hệ thống để theo dõi thông tin cá nhân, hãy cân nhắc kỹ xem bạn có cần đầy đủ chức năng của Access trong cơ sở dữ liệu của bạn không. Mặc dù Access là một công cụ cực kỳ hữu ích, việc thiết lập một cơ sở dữ liệu mới có thể khó khăn và tốn thời gian. Nếu bạn không nhất thiết cần tính kết nối đầy đủ của một cơ sở dữ liệu quan hệ, hãy xem xét việc quản lý thông tin của bạn với Excel.

Chúc bạn thành công!

>>Bài tiếp theo: MS Access 2010 - Bài 2: Giới thiệu về các đối tượng trong Access