Cách tự động tính tổng, copy công thức trong Excel

Việc sử dụng các hàm Excel hay các công thức trong Excel là điều cần thiết để tính toán số liệu dễ dàng và nhanh chóng, chính xác hơn. Tuy nhiên khi thêm hàng nội dung mới với cách thực hiện tương tự thì mặc định các công thức đó không được áp dụng cho hàng nội dung, mà người dùng phải nhập lại công thức và hàm để tính toán, tương đối mất thời gian.

Trước đây Quản trị mạng đã từng hướng dẫn bạn đọc các cách sao chép công thức trong Excel bằng thao tác Copy và Paste hay Copy và Paste Special, nhưng các bước thực hiện vẫn tương đối thủ công. Nếu vậy người dùng có thể tham khảo bài viết dưới đây để tự động sao chép công thức trong Excel để tính toán các giá trị theo mẫu đối số, công thức có sẵn.

• 3 cách tính tổng trong Excel
• Cách sửa lỗi hàm SUM không cộng được trong Excel
• 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel
• Hướng dẫn thêm dòng trống xen kẽ trên Microsoft Excel

Cách tự động copy công thức trong Excel

Chẳng hạn chúng ta có bảng dữ liệu như hình dưới đây. Trong bảng sử dụng hàm PRODUCT để tính thành tiền cho từng sản phẩm.

Bước 1:

Người dùng bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu rồi tại phần Format as Table chúng ta click vào biểu tượng tam giác ngược. Hiển thị danh sách các mẫu bảng để bạn chọn sử dụng.

Bước 2:

Lựa chọn đúng số hàng và số cột rồi nhấn OK để tạo kiểu bảng dữ liệu.

Kết quả bảng dữ liệu đã hiển thị với giao diện mới. Tiếp tục bôi đen vùng tiêu đề bảng, chọn mục Tabel Tools rồi nhấn vào mục Design ở góc bên trên cùng.

Bước 3:

Trong mục Table Styles nhấn vào biểu tượng tam giác rồi chọn các Style có màu trắng xen kẽ. Ngoài ra ở trong phần này chúng ta cũng có một số mục tùy chỉnh khác như:

• Total row: Thêm hàng tổng vào cuối bảng tính, với danh sách các chức năng cho mỗi ô trong hàng tổng.
• Banded row và Banded columns: Thay đổi độ đậm nhạt của các hàng/cột xen kẽ nhau.
• First column và last column: Thay đổi định dạng cột đầu tiên và cuối cùng của bảng.
• Filter button: Ẩn hoặc hiện mũi tên ở hàng tiêu đề.

Bước 4:

Tiếp đến chúng ta tích chọn vào cột bất kỳ cần tính tổng rồi click chuột phải chọn Table và chọn Totals Row để tính tổng cột số liệu.

Hiển thị tổng cho cột mà bạn đã chọn.

Bước 5:

Tiếp đó chúng ta click chuột phải vào hàng bất kỳ muốn chèn thêm giá trị rồi chọn Insert, nhấn tiếp vào Table Rows Above để thêm hàng cho bảng tính.

Khi đó 1 hàng mới được thêm vào bảng dữ liệu và cột thành tiền sẽ báo số 0 do chưa có dữ liệu.

Bây giờ người dùng chỉ cần nhập giá trị cho các đối số là xong. Ngay lập tức ô chứa hàm PRODUCT tự động được thực hiện, phép tính tổng cũng được tiến hành như hình dưới đây.

Như vậy dù bảng có thêm nhiều hàng dữ liệu Excel mới thì hàm và công thức tính vẫn được áp dụng cho các đối số mới. Nhưng người dùng phải thêm hàng dữ liệu mới trước ô tính tổng thì dữ liệu mới được áp dụng công thức.

Chúc các bạn thực hiện thành công!