Cách tự động hóa Google Sheets với macro

Google Sheets cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ lặp lặp bằng macro và liên kết chúng với phím tắt để thực hiện nhanh chóng. Macro hoạt động bằng cách sử dụng Google Apps Scripts để ghi lại hoạt động của bạn để sử dụng sau. 

• 5 nguồn lấy macro để tự động hóa bảng tính Excel
• Cách bật macro trên Excel
• Cách bật/tắt Macro trong Word

Macro là gì?

Macro hay lệnh macro là một chuỗi các hành động cụ thể cho phép bạn tự động hóa một loạt các thao tác để tăng năng suất. Chúng hoạt động bằng cách ghi lại hành động của bạn và lưu vào một file được liên kết với bảng tính mà chúng ghi lại.

Khi ghi macro trên Google Sheets, nó sẽ tự động tạo một Apps Script với tất cả các code để sao chép hành động cho bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo các macro phức tạp mà không cần biết cách viết code. Lần sau khi chạy nó, Sheets sẽ thực hiện mọi thứ bạn đã làm khi ghi macro. Về cơ bản, bạn đang "dạy" Google Sheets cách thao tác tài liệu với một lệnh duy nhất.

Macro là một tính năng mạnh mẽ có thể làm mọi thứ cơ bản Sheets có thể làm. Đây là một vài ví dụ về chức năng của nó:

• Áp dụng định dạng và kiểu dáng.
• Tạo bảng tính hoàn toàn mới.
• Sử dụng bất kỳ hàm, thanh công cụ, menu hoặc tính năng nào của Google Sheets.

Cách ghi macro trong Google Sheets

Mở Google Sheet và click vào Tools > Macros > Record Macro.

Thao tác này sẽ mở menu ghi macro ở dưới cùng cửa sổ với hai tùy chọn để ghi lại hành động của bạn:

Absolute References (Tham chiếu tuyệt đối): Macro sẽ chỉ thực hiện các tác vụ trên chính xác các ô mà bạn ghi. Nếu in nghiêng ô B1, macro sẽ sẽ chỉ in nghiêng ô B1 dù bạn có click vào ô khác.

Relative References (Tham chiếu tương đối): Macro sẽ thực hiện các tác vụ trên các ô được chọn bất kể chúng ở đâu trên bảng tính. Nếu in nghiêng ô B1 và C1, bạn có thể sử dụng cùng một macro để in nghiêng ô D1 và E1.

Chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng, sau đó click, định dạng và dạy Sheets thứ tự hành động sao chép.

Sau khi ghi lại các hành động cho macro, click vào Save.

Nhập tên cho macro, bạn có thể tạo phím tắt cho tối đa 10 macro. Nếu muốn liên kết một macro với một phím tắt, nhấn số từ 0 đến 9 trong ô trống, sau đó click vào Save.

Nếu cần chỉnh tên hoặc phím tắt của macro, bạn có thể chỉnh sửa macro bằng cách click vào Tools > Macros > Manage Macros.

Trên cửa sổ mở ra, điều chỉnh theo ý bạn sau đó click vào Update.

Lần sau khi nhấn phím tắt được liên kết với macro, nó sẽ chạy mà không cần phải mở menu macro từ thanh công cụ.

Cách chạy Macro trong Google Sheets

Nếu macro của bạn là một tham chiếu tuyệt đối, bạn có thể chạy macro bằng cách nhấn phím tắt hoặc đi tới Tools > Macros > Your Macro và sau đó click vào tùy chọn thích hợp.

Nếu macro của bạn là một tham chiếu tương đối, chọn ô trong bảng tính muốn chạy macro và sau đó nhấn phím tắt tương ứng hoặc click vào nó từ Tools > Macros > Your Macro.

Cách nhập macro

Như đã đề cập trước đó, khi ghi một macro, nó sẽ liên kết với bảng tính bạn đã ghi. Nhưng nếu muốn nhập macro từ bảng tính khác thì sao?

Vì các macro đã ghi được lưu trữ dưới dạng các hàm trong Google Apps Script, để nhập macro, bạn cần sao chép hàm đó và sau đó dán nó vào một file macro của sheet mới.

Mở Google Sheets có macro bạn muốn sao chép và sau đó click vào Tools > Macros > Manage Macros. Tiếp theo, click vào biểu tượng của More bên cạnh macro bạn muốn sao chép và sau đó click vào Edit Script.

Tất cả các macro được lưu vào cùng một file, vì vậy nếu chỉ muốn sử dụng một số macro nhất định, bạn sẽ phải chọn lọc chúng. Tên của hàm giống với tên bạn đã đặt khi tạo macro.

Chọn macro bạn muốn sao chép, sau đó nhấn Ctrl + C. Đảm bảo sao chép mọi thứ trong hàm kể cả dấu chấm phẩy đóng.

Bây giờ, hãy mở bảng tính khác, bạn sẽ nhập macro vào và click vào Tools > Macros > Record Macro.

Sau đó bạn cần click ngay vào Save mà không ghi bất cứ hành động nào để tạo hàm giữ chỗ trong file macro của sheet đó. 

Click vào Save một lần nữa.

Mở Google Apps Script bằng cách click vào Tools > Script Editor, sau đó mở file macros.gs từ khung bên trái. Xóa hàm hiện có và sau đó nhấn Ctrl + V để dán macro từ Sheet khác.

Nhấn Ctrl + S để lưu script, đóng tab và quay lại bảng tính của bạn.

Bảng tính của bạn sẽ đọc file macros.gs và tìm kiếm các thay đổi đã thực hiện. Nếu xóa một hàm mới, bạn có thể sử dụng tính năng Import để thêm macro từ sheet khác.

Tiếp theo click vào Tools > Macros > Import.

Cuối cùng, click vào Add Function dưới macro bạn muốn thêm.

Tuy nhiên bạn cần phải liên kết macro theo cách thủ công với phím tắt một lần nữa.

Vậy là các bạn vừa biết cách sử dụng macro trong Google Sheets. Chúc các bạn thực hiện thành công!