POP và IMAP có gì khác biệt? Nên sử dụng cái nào?

Nếu đã từng thiết lập một ứng dụng email thì chắc chắn bạn đã biết hai thuật ngữ POP và IMAP. Nhưng bạn có hiểu sự khác nhau giữa hai giao thức này và tác động của mỗi giao thức lên tài khoản email của mình như thế nào không?

Trong bài viết này, Quản Trị Mạng sẽ giải thích sự khác nhau cũng như phương thức hoạt động của mỗi giao thức giúp người dùng chọn đúng giao thức tốt nhất cho nhu cầu sử dụng của mình.

POP và IMAP đều là giao thức được sử dụng để truy xuất email từ máy chủ mail để bạn có thể đọc thư trên thiết bị của mình. Chúng cho phép người dùng đọc các email cục bộ bằng một ứng dụng trung gian như Outlook, Thunderbird hay Apple Mail (Mac/iPhone).

Nếu bạn đang sử dụng các dịch vụ email trực tiếp thông qua nền tảng web như Gmail.com hay Outlook.com, thì bạn không cần phải lo lắng về các giao thức email này.

So sánh cơ bản giữa POP và IMAP

POP (viết tắt của Post Office Protocol) là giao thức cũ - được tạo ra vào năm 1984 - như là một phương tiện tải email từ một máy chủ từ xa về và lưu trữ trên máy tính cá nhân (lưu trữ cục bộ).

POP có hai bản sửa đổi bổ sung một số cải tiến: POP2 và POP3 được giới thiệu trong những năm sau đó. Hiện tại, POP3 vẫn là phiên bản hoàn chỉnh mới nhất của giao thức, mặc dù thông thường chúng ta chỉ nhắc tới nó với tên rút ngắn là POP.

IMAP (viết tắt của Internet Message Access Protocol) là giao thức mới hơn, được thiết kế năm 1986. Thay vì lấy email về máy tính cá nhân, phương thức này được tạo ra để truy cập từ xa đến những email lưu trên Server mail. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4, mặc dù hầu như người dùng không quan tâm lắm tới con số đằng sau.

📌 Kết luận:
Sự khác biệt cơ bản là POP tải email từ máy chủ về để lưu trữ cục bộ vĩnh viễn, trong khi IMAP vẫn để chúng trên máy chủ và chúng ta sẽ làm việc với bản lưu trữ tạm thời của email trong bộ nhớ đệm. Theo cách này, IMAP thực sự là một dạng lưu trữ đám mây.

So sánh quy trình làm việc giữa POP và IMAP

Để hiểu và so sánh đúng giữa POP với IMAP, chúng ta hãy xem một phiên bản đơn giản về cách thức hoạt động của mỗi loại.

Quy trình hoạt động của POP

1. Trình đọc email khách (như Outlook, Thunderbird, Apple Mail...) sẽ kết nối đến máy chủ mail.
2. Sau khi kết nối thành công, nó sẽ lấy toàn bộ email trên server về thiết bị (có thể là máy tính, điện thoại...)
3. Mail sẽ được lưu trữ cục bộ trên thiết bị đã kết nối với Server mail.
4. Cuối cùng, nó sẽ xóa thư trên Server mail trước khi ngắt kết nối. Điều này có nghĩa là các email sau đó chỉ tồn tại trên thiết bị mà bạn đã tải xuống.

Lưu ý: Tuy rằng thông thường theo mặc định POP sẽ xóa thư khỏi máy chủ mail, nhưng một số thiết lập POP vẫn cho phép bạn để lại bản sao email trên máy chủ. Điều này có thể hữu ích nếu bạn lo lắng về việc mất thư; nhưng nếu nhà cung cấp Mail Server không cung cấp nhiều không gian, thì việc lưu lại mail trên Server sẽ khiến dung lượng hòm thư đầy lên nhanh chóng.

Quy trình hoạt động của IMAP

IMAP sẽ hoạt động hơi khác so với POP, quy trình như sau:

1. Trình đọc mail sẽ kết nối đến máy chủ mail.
2. IMAP sẽ chỉ lấy nội dung mà bạn yêu cầu: chẳng hạn như tiêu đề danh sách email mới hoặc nội dung của những email được chọn lựa.
3. Những email này sẽ chỉ lưu trữ ở bộ nhớ đệm của máy tính để bạn có thể dễ dàng đọc và trả lời email.
4. Sau khi bạn thực hiện các thao tác với email (chẳng hạn như xóa hay gửi email mới), mọi thao tác này sẽ được đồng bộ và thực hiện trên máy chủ trước khi ngắt kết nối.

Như các bạn thấy, thủ tục làm việc của IMAP phức tạp hơn một chút so với POP. Về cơ bản, mọi thứ mà bạn thao tác bao gồm: tạo thư mục lưu trữ mail, xóa mail, gửi mail đều thực hiện và lưu trữ trên Server. Thông tin duy nhất được lưu trữ trên thiết bị (trừ các file đính kèm mà bạn đã thực hiện lệnh tải về) là các bản sao của email được lưu trữ ở bộ nhớ đệm, để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn!

Ưu điểm/Nhược điểm của POP và IMAP

Sau khi tìm hiểu rõ cách thức hoạt động của 2 giao thức trên, giờ bạn và tôi sẽ cùng phân tích ưu nhược điểm của từng giao thức nhé.

Ưu và Nhược điểm của POP

POP được thiết kế nhằm mục đích đơn giản hóa quá trình truy cập email của bạn từ một thiết bị. Trong những trường hợp truy cập internet liên tục cũng không ổn định, POP sẽ giúp bạn vẫn có thể đọc và làm việc với các email đã được lưu trữ trên máy tính. Do đó, nó có những ưu điểm sau:

• Thư được lưu trữ cục bộ nên luôn có thể truy cập được, ngay cả khi không có kết nối internet.
• Chỉ cần kết nối Internet là các thư sẽ được gửi và nhận. Hoạt động tốt ngay cả khi ngoại tuyến.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ của máy chủ, vì các thư cũ sẽ tự động bị xóa khỏi máy chủ.
• Bạn có tùy chọn để lại bản sao của thư trên máy chủ, mang lại sự linh hoạt nếu cần.
• Nếu muốn, bạn có thể hợp nhất nhiều tài khoản email và máy chủ vào một hộp thư đến.

POP có lợi thế trong một số tình huống cụ thể, nhưng phần lớn nó đã lỗi thời so với sự phát triển của internet hiện nay. Do đó, nó sẽ có một số nhược điểm sau:

• Nó không được thiết kế để kiểm tra email từ nhiều thiết bị, vì vậy bạn có thể gặp sự cố ngay cả khi đã để lại bản sao email trên máy chủ.
  Ví dụ: nếu bạn xóa một email trên một thiết bị, thao tác xóa đó sẽ không đồng bộ hóa với máy chủ, vì vậy các thiết bị khác (đã tải mail về) sẽ vẫn có thông báo mail mới đó. Và vì mỗi thiết bị tải xuống mọi email từ máy chủ, nên rất dễ xảy ra tình huống bạn ngập trong một loạt các bản sao và không thể nhớ nổi cái nào đã xử lý cái nào chưa.
• Việc tải xuống mọi thư từ tài khoản email có thể tốn nhiều dung lượng lưu trữ trên thiết bị của bạn, tùy thuộc vào lượng thư hàng ngày mà bạn nhận được. Việc sử dụng POP ngày nay, hầu hết phù hợp để truy cập các hộp thư được cung cấp bởi ISP - công ty lưu trữ web hoặc email - các hộp thư này có xu hướng bị hạn chế về dung lượng lưu trữ.

Ưu và nhược điểm của IMAP

Như đã giải thích ở trên, IMAP được tạo ra để truy cập từ xa các email được lưu trữ trên máy chủ (cũng từ xa). Ý tưởng là cho phép nhiều thiết bị cùng quản lý một hộp thư đến, phù hợp với nhu cầu mà hầu hết người dùng muốn sử dụng hiện nay: quản lý cùng 1 email trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng...

Vì vậy, cho dù bạn đăng nhập trên máy tính ở nhà hay cơ quan, bạn sẽ luôn thấy các email và cấu trúc thư mục giống nhau, vì chúng được lưu trữ trên máy chủ. Tất cả các thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức với máy chủ, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc nhầm lẫn các hộp thư đến trùng lặp.

Do đó, IMAP có những ưu điểm sau:

• Thư được lưu trữ trên máy chủ từ xa, vì vậy có thể truy cập từ nhiều thiết bị.
• Tất cả các thay đổi đều được thực hiện trên máy chủ, không còn các hộp thư đến trùng lặp, các thư đã gửi có thể xem ở nhiều thiết bị, các thư lưu trữ cùng 1 cấu trúc thư mục...
• Xem tổng quan nhanh hơn, vì chỉ các tiêu đề thư được tải xuống, nội dung thư sẽ chỉ được tải khi người dùng cần xem.
• Trong trường hợp máy chủ được quản lý đúng cách, thư được sao lưu tự động.
• Tiết kiệm dung lượng lưu trữ cục bộ, bằng cách không yêu cầu tải xuống tất cả thư.
• Bạn có thể tùy chọn để lưu trữ thư cục bộ (nếu cần).

Mặc dù cần có kết nối Internet để truy cập thư bằng IMAP, nhưng với các trình đọc mail hiện nay, bạn vẫn có thể làm việc ngoại tuyến và đồng bộ các thay đổi khi trực tuyến trở lại.

Hạn chế lớn duy nhất của IMAP - cũng là một vấn đề với POP - là hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ mail đều cung cấp một không gian lưu trữ email hạn chế. Do đó, bạn có thể cần phải dọn dẹp email thường xuyên, nếu có nhiều thư trong tài khoản của mình.

POP so với IMAP - cái nào phù hợp?

Trong hầu hết các trường hợp, tôi thường sẽ khuyên bạn bè nên sử dụng IMAP thay vì POP. Vì rất có thể, bạn sẽ muốn truy cập email từ ít nhất hai thiết bị, và nếu làm như vậy với POP sẽ là một vấn đề hết sức đau đầu. Hầu như mọi dịch vụ mail hiện nay đều hỗ trợ đủ cả 2 giao thức trên nên việc lựa chọn còn lại - chỉ là ở bạn.

Nếu bạn vẫn không biết lựa chọn sao, thì một số điểm dưới đây sẽ giúp bạn có lựa chọn chắc chắn hơn:

Chọn POP nếu:

• Chỉ truy cập thư của mình từ một thiết bị duy nhất và không bao giờ có kế hoạch truy cập thư trên một thiết bị khác.
• Cần truy cập liên tục vào tất cả email của mình.
• Không thường xuyên có kết nối Internet.
• Không gian lưu trữ trên máy chủ mail giới hạn.
• Thiết bị sử dụng để tải email về (máy tính hoặc điện thoại) có dung lượng lớn đủ để lưu trữ hết các email trên server.

Chọn IMAP nếu:

• Muốn truy cập email của mình trên nhiều thiết bị.
• Muốn quản lý nhất quán email trên mọi thiết bị, kể cả email đã gửi và nhận.
• Có kết nối internet liên tục và đáng tin cậy.
• Có không gian lưu trữ trên máy chủ mail đủ lớn.
• Thiết bị sử dụng để tải email về (máy tính hoặc điện thoại) có dung lượng giới hạn.

Vậy là với những phân tích trên đây, tôi đã chỉ ra được sự khác nhau cơ bản, lẫn phương thức hoạt động của 2 giao thức POP vs IMAP - để bạn có thể hiểu và có những lựa chọn phù hợp. Nếu bạn muốn đóng góp nội dung gì thêm, thì hãy để lại bình luận dưới đây nhé!