Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một thành viên của dòng ứng dụng Microsoft 365 và là một công cụ năng suất mạnh mẽ dành cho người dùng doanh nghiệp.

Giống như Microsoft Excel, Access cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access mạnh hơn Excel và có thể xử lý nhiều dữ liệu hơn cùng một lúc.

Đây là tất cả những gì bạn cần biết về Microsoft Access.

Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft cung cấp. Nó sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office.

Microsoft Access cung cấp chức năng của cơ sở dữ liệu và khả năng lập trình để tạo các màn hình (biểu mẫu) dễ điều hướng. Nó giúp bạn phân tích một lượng lớn thông tin và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Microsoft Access khác biệt so với Excel như thế nào?

Cả Microsoft Excel và Access đều có thể được sử dụng để lưu trữ dữ liệu, vì vậy nhiều người nghĩ chúng có thể khá tương đồng. Nhưng trên thực tế, chúng hoàn toàn khác nhau.

Excel là một chương trình bảng tính chủ yếu được sử dụng cho các dự án riêng lẻ và để thực hiện những phép tính ngắn gọn. Hầu hết người dùng Excel chỉ làm việc với vài chục đến vài trăm ô dữ liệu cùng một lúc. Và Excel là lựa chọn tuyệt vời để vẽ đồ thị và lập biểu đồ cho các phép tính và điểm dữ liệu đó.

Mặt khác, Microsoft Access được tạo ra để lưu trữ và quản lý số lượng lớn dữ liệu ở dạng giúp dễ dàng truy xuất và sử dụng trong các ứng dụng khác nhau. Trong khi người dùng Excel nhập trực tiếp vào bảng tính của họ, thì cơ sở dữ liệu Access được thao tác với các biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn. Hầu hết các doanh nghiệp cũng kết nối Access với những ứng dụng khác, vì vậy khi các ứng dụng khác đó tạo dữ liệu, nó sẽ tự động được chuyển sang Access.

Cách sử dụng Microsoft Access

Dưới đây là tổng quan về các yếu tố chính của Access và cách chúng được sử dụng.

Bảng

Access lưu trữ dữ liệu của nó trong các bảng. Bạn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu duy nhất bao gồm tất cả dữ liệu cho toàn bộ dự án - cơ sở dữ liệu này thường được gọi là cơ sở dữ liệu "phẳng".

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Tuy nhiên, hầu như luôn dễ dàng hơn khi tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa các phần tử của dữ liệu cần được theo dõi cho một dự án (ví dụ, một doanh nghiệp có thể duy trì các bảng riêng biệt cho dữ liệu sản phẩm, đơn đặt hàng, khách hàng và thông tin vận chuyển). Mỗi bảng có thể liên quan và kết nối với nhau - đây được gọi là cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép các nhà phát triển tạo nhiều cơ sở dữ liệu tương đối đơn giản và liên hệ chúng với nhau.

Biểu mẫu

Các nhà phát triển cơ sở dữ liệu thường tạo những biểu mẫu cho phép người dùng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần sử dụng bảng tính. Bằng cách tránh phải nhập dữ liệu trong một bảng giống như bảng tính, ít có khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu hơn nhiều.

Truy vấn

Truy vấn là một phần tử phổ biến khác trong cơ sở dữ liệu Access. Chương trình hỗ trợ các truy vấn phức tạp để tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu, điều này có thể quan trọng khi cơ sở dữ liệu chứa hàng nghìn mục nhập.

Báo cáo

Access cho phép người dùng tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Report Wizard giúp bạn dễ dàng sắp xếp, nhóm và dán nhãn dữ liệu để in và chia sẻ dễ dàng.

Kết hợp với nhau, những thành phần này cho phép các doanh nghiệp và tổ chức quản lý, cũng như hiểu được lượng lớn dữ liệu mà họ cần lưu trữ.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng Access để theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng của mình, trong khi một trường học có thể sử dụng Access để theo dõi học sinh, thông tin cá nhân, điểm số, hiệu suất, bài tập và dữ liệu giáo viên của họ. Access có thể được sử dụng cho các dự án cụ thể, chẳng hạn như để quản lý thành viên trong nhóm, nhiệm vụ, thành tích, thời hạn và các hoạt động tiếp theo.