4 tính năng và lợi ích khi sử dụng Microsoft SharePoint

Đăng ký Microsoft 365 cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều công cụ năng suất. Trực quan, thông minh và có thể tùy chỉnh nhất là SharePoint. 190 triệu người trong hơn 200.000 tổ chức thuộc các quy mô khác nhau đã sử dụng SharePoint.

SharePoint có thể dễ dàng tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều tác vụ và ứng dụng quản lý dự án.

Các tính năng SharePoint với vai trò một công cụ năng suất

Công cụ SharePoint dựa trên web đi kèm với đăng ký Microsoft 365 là một công cụ năng suất mạnh mẽ nhưng đơn giản. Các tính năng được sử dụng rộng rãi khiến nó trở thành một trong những công cụ quản lý dự án và tác vụ tốt nhất là:

1. Mang đến khả năng hợp tác trong công việc

SharePoint là một nền tảng có khả năng mở rộng và linh hoạt cao để cộng tác với các tài nguyên bên trong hoặc bên ngoài. Người dùng admin trung tâm có thể chỉ định các cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng trong các site nhóm.

Bạn và nhóm của mình có thể làm việc trên một file theo thời gian thực mà không gặp phải bất kỳ độ trễ nào. Do đó, nhiều nhà phát triển và người tạo nội dung thích dùng SharePoint để hợp tác trong bất kỳ dự án nào.

Một chức năng quan trọng cho việc cộng tác SharePoint là duy trì luồng thông tin trên khắp các site và site con. Nó giúp các cá nhân được cập nhật về dự án mà không phải trải qua nhiều email, cuộc trò chuyện, cuộc gọi điện video, v.v...

2. Quản lý nội dung

Quản lý nội dung là một thách thức lớn đối với bất kỳ cá nhân hoặc nhóm chuyên gia nào muốn mang lại năng suất tốt hơn. SharePoint cho phép bạn vượt qua thử thách này mà không cần trải qua quá trình lập trình phức tạp.

Người quản lý nội dung có thể dễ dàng quản lý nhiều dự án đồng thời trên SharePoint. Xuất bản hoặc cập nhật nội dung trang web như sự kiện, tin tức, blog, bài thuyết trình, sê-ri hình ảnh, v.v... được thực hiện dễ dàng với SharePoint.

Bạn không phải bắt đầu mọi dự án quản lý nội dung từ đầu. Có sẵn các template chuyên nghiệp để bạn có thể sử dụng. Ngoài nội dung, bạn có toàn quyền kiểm soát các phiên bản. SharePoint tạo và lưu nhiều phiên bản của file mà bạn hoặc nhóm của bạn làm việc trên đó.

Khi cần, bạn có thể gọi lại bất kỳ phiên bản nào trước đó hoặc sửa bất kỳ lỗi hệ thống file nào từ SharePoint. Bạn không cần phụ thuộc vào bất kỳ công cụ nào của bên thứ ba để sao lưu, khôi phục hoặc sửa file.

3. Quản lý dự án

SharePoint có một loạt các chức năng mà bạn có thể tận dụng để quản lý tác vụ và dự án. Công cụ này có chức năng lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu liên quan đến dự án và những file có thể phân phối.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh các site SharePoint theo nhiều cách. Các trang web được thiết kế riêng này có thể phục vụ với vai trò một trình lập kế hoạch hàng ngày, lập lịch công việc hàng tuần và giải đáp những câu hỏi thường gặp cho các công việc. Hơn nữa, đối với tài liệu dự án và mục đích đánh giá hiệu suất, bạn có thể kích hoạt các tính năng ghi nhật ký thời gian như được đề cập bên dưới:

• Ghi nhật ký các hoạt động và thay đổi của nhiệm vụ.
• Ghi nhật ký bất kỳ vấn đề nào được báo cáo.
• Theo dõi thời gian tác vụ.
• Thay đổi dữ liệu theo dõi.

SharePoint cũng cho phép bạn tạo dòng công việc để hợp lý hóa các tác vụ như bàn giao nhiệm vụ, phân phối dự án, phê duyệt, trình bày bản demo và phản hồi của khách hàng.

4. Giải pháp kết hợp

SharePoint tích hợp với hầu hết các ứng dụng Microsoft 365 để cung cấp cho bạn giao diện người dùng liền mạch để quản lý dự án. SharePoint hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm của dữ liệu dự án, trong khi các ứng dụng Microsoft 365 khác giúp bạn dễ dàng quản lý các tác vụ và tài nguyên.

Bạn có thể đồng bộ SharePoint với các công cụ như To-Do, Tasks, Planner và Project Online cho các phương pháp tiếp cận chuyên biệt. Bạn có thể tạo báo cáo để trình bày thông tin chi tiết về dự án cho khách hàng của mình.

SharePoint đồng bộ với profile Outlook và Calendar để sắp xếp các nhiệm vụ và lịch biểu để bạn có thể ưu tiên công việc của mình. Tương tự, hãy xuất bản site nhóm SharePoint trong ứng dụng Teams để truy cập danh bạ, file, tác vụ, v.v..., từ Teams.

SharePoint cũng có khả năng tích hợp PowerPoint, Video, Stream, OneDrive để xem trước file và tài liệu trong site SharePoint hoặc trang con. Bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tránh được các tác vụ thông thường như tải xuống file từ SharePoint để tạo slide PowerPoint.

Lợi ích của SharePoint

SharePoint cung cấp nhiều lợi ích khi so sánh với bất kỳ công cụ năng suất nào khác để quản lý dự án hoặc nội dung. Một số ưu điểm của SharePoint là:

1. Tiết kiệm tiền

Bạn đã trả tiền cho SharePoint thông qua đăng ký Microsoft 365. Tránh chi tiêu không cần thiết cho các ứng dụng và công cụ bằng cách sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính cho nhu cầu công việc hoặc cá nhân.

2. Bảo mật dữ liệu

Chính phủ và các tổ chức lớn tin tưởng vào hệ sinh thái SharePoint trong việc quản lý dữ liệu nhạy cảm. Vì vậy, bạn có thể lưu trữ tác phẩm sáng tạo của mình trên SharePoint để cộng tác mà không sợ bị đánh cắp tài sản trí tuệ.

3. Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng của công cụ cho phép bạn lập ngân sách chi phí cho các công cụ năng suất. Nếu thấy có quá nhiều dự án từ những khách hàng khác nhau, bạn có thể thay đổi đăng ký để phù hợp cho nhiều tài nguyên và dự án hơn. Khi các dự án giảm bớt, bạn có thể chuyển sang các gói trả phí thấp hơn.

4. Sử dụng đa năng

Mức độ linh hoạt cao hơn và tiện ích đa năng có nghĩa là bạn có thể tiếp tục sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính trong khi thay đổi vai trò hoặc kỹ năng sáng tạo của mình. Bạn có thể sử dụng một template khi một dự án kết thúc và cần bắt đầu một dự án khác. Bạn có thể giảm thiểu ngân sách bằng cách tránh mua nhiều ứng dụng.