Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 5): Khái niệm cơ bản về các ô và dải ô

• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 1): Làm quen với Microsoft Excel
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 2): Tìm hiểu về OneDrive
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 3): Cách tạo mới và mở bảng tính có sẵn
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 4): Cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính

A. Giới thiệu

Bất cứ khi nào làm việc với Excel, bạn sẽ cần nhập thông tin - hoặc nội dung - vào các ô (cell). Các ô là các khối xây dựng cơ bản của một bảng tính. Bạn sẽ cần phải học những khái niệm cơ bản về các ô và nội dung ô để tính toán, phân tích và sắp xếp các dữ liệu trong Excel.

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về Tác vụ cơ bản khi làm việc các ô và dải ô trong Excel 2016:

B. Tìm hiểu về các ô

Mỗi bảng tính được tạo thành từ hàng ngàn hình chữ nhật, được gọi là các ô. Một ô là giao điểm của một hàng và một cột - nói cách khác, nơi một hàng và cột giao nhau.

Cột được xác định bằng chữ cái (A, B, C), trong khi các hàng được xác định bằng số (1, 2, 3). Mỗi ô có tên riêng - hoặc địa chỉ ô (cell address) dựa trên cột và hàng. Trong ví dụ dưới đây, ô đã chọn giao nhau với cột C và dòng 5, do đó, địa chỉ ô là C5.

• Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong hộp Tên ở góc trên cùng bên trái và tiêu đề cột và hàng của ô được đánh dấu khi ô được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều ô cùng một lúc. Một nhóm các ô được chọn biết đến như một dải ô. Thay vì một địa chỉ ô đơn lẻ, bạn sẽ tham khảo một dải ô bằng cách sử dụng các địa chỉ ô đầu tiên và cuối cùng trong phạm vi ô, được phân cách bởi dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết như A1:A5. Hãy xem các dãy ô khác nhau dưới đây:

• Dải ô A1:A8

• Dải ô A1:F1

• Dải ô A1:F8

• Nếu các cột trong bảng tính của bạn được gắn nhãn với các con số thay vì các chữ cái, bạn cần thay đổi kiểu tham chiếu mặc định cho Excel.

I. Chọn một ô:

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, đầu tiên bạn cần chọn ô đó.

1. Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô D9.

2. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn và tiêu đề cột và tiêu đề các dòng sẽ được đánh dấu. Ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

• Ngòai ra, bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím.

II. Chọn một dải ô:

Đôi khi, bạn có thể muốn chọn một nhóm lớn hơn các ô hoặc một dải ô.

1. Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bên cạnh bạn muốn chọn được đánh dấu. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô B5:C18.

2. Nhả chuột để chọn dải ô mong muốn. Các ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

C. Nội dung ô

Bất kỳ thông tin nào bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, định dạng, công thức và chức năng.

• Văn bản: Các ô có thể chứa văn bản, chẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng.

• Định dạng thuộc tính: Các ô có thể chứa các thuộc tính định dạng thay đổi cách chữ, số và ngày tháng được hiển thị. Ví dụ: tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện là 0,15 hoặc 15%. Thậm chí, bạn có thể thay đổi văn bản của một ô hoặc màu nền.

• Công thức và chức năng: Các ô có thể chứa các công thức và chức năng tính giá trị các ô. Trong ví dụ, SUM (B2:B8) thêm giá trị của mỗi ô trong dải ô B2:B8 và hiển thị tổng số trong ô B9.

I. Chèn nội dung:

1. Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô F9.

2. Nhập một cái gì đó vào ô đã chọn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và thanh công thức (formula bar). Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức.

II. Xóa nội dung ô:

1. Chọn (các) ô với nội dung bạn muốn xóa. Trong ví dụ, chúng tôi chọn phạm vi ô A10:H10.

2. Chọn lệnh Clear (Xoá) trên tab Home, sau đó nhấp Clear Contents (Xóa nội dung).

3. Nội dung ô sẽ bị xóa.

• Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung từ nhiều ô cùng một lúc. Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung từ một ô mỗi lần.

III. Xóa ô:

Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung của một ô và xoá ô đó. Nếu bạn xóa toàn bộ ô, các ô bên dưới nó sẽ dịch chuyển để lấp đầy khoảng trống và thay thế các ô đã xoá.

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn dải ô A10:H10.

2. Chọn lệnh Delete từ tab Home trên thanh Ribbon.

3. Các ô bên dưới sẽ thay đổi và lấp đầy khoảng trống.

IV. Sao chép và dán nội dung ô:

Excel 2016 cho phép bạn sao chép nội dung đã được nhập vào bảng tính và dán nội dung đó vào các ô khác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn sao chép. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô F9.

2. Nhấp vào lệnh Copy (Sao chép) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím.

3. Chọn (các) ô mà bạn muốn dán nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn F12:F17. (Các) ô đã được sao chép sẽ có một ô bao quanh bởi các đường thẳng nét đứt.

4. Nhấp vào lệnh Paste (Dán) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung sẽ được dán vào các ô đã chọn.

V. Truy cập vào nhiều tùy chọn dán:

Bạn cũng có thể truy cập các tùy chọn dán bổ sung, đặc biệt thuận tiện khi làm việc với các ô chứa công thức hoặc định dạng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống trên lệnh Paste để xem các tùy chọn này.

Thay vì chọn lệnh từ thanh công cụ Ribbon, bạn có thể truy cập nhanh chóng các lệnh bằng cách nhấp chuột phải. Đơn giản chỉ cần chọn (các) ô bạn muốn định dạng, sau đó nhấp chuột phải. Một trình đơn thả xuống sẽ xuất hiện, nơi bạn sẽ tìm thấy một số lệnh giống trên thanh Ribbon.

VI. Cắt và dán nội dung ô:

Không giống sao chép và dán, trùng lặp nội dung ô, việc cắt cho phép bạn di chuyển nội dung giữa các ô.

1. Chọn (các) ô bạn muốn cắt. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô G5:G6.

2. Nhấp chuột phải và chọn lệnh Cut (Cắt). Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

3. Chọn các ô mà bạn muốn dán nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn F10:F11. Các ô cắt sẽ có một hộp được bao quanh bởi nét đứt.

4. Nhấp chuột phải và chọn lệnh Paste. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung cắt sẽ được lấy ra từ các ô ban đầu và dán vào các ô được chọn.

VII. Kéo và thả các ô:

Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả các ô di chuyển nội dung của chúng.

1. Chọn (các) ô bạn muốn di chuyển nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô H4:H12.

2. Di chuột qua đường biên giới của các ô được chọn cho đến khi trỏ chuột thay đổi thành con trỏ với bốn mũi tên (như hình dưới).

3. Nhấp và kéo các ô đến vị trí mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi di chuyển chúng đến dải ô G4:G12.

4. Nhả chuột. Các ô sẽ bị bỏ trong vị trí đã chọn.

VIII. Sử dụng chức năng fill handle (một nốt màu đen ở góc phải – bên dưới của ô được chọn):

Nếu bạn đang sao chép nội dung ô sang các ô bên cạnh trong cùng một hàng hoặc cột, thì việc sử dụng chức năng fill handle là một sự thay thế hữu ích cho các lệnh sao chép và dán.

1. Chọn (các) ô chứa nội dung bạn muốn sử dụng, sau đó di chuột qua góc dưới bên phải của ô để fill handle xuất hiện.

2. Nhấp và kéo fill handle cho đến khi tất cả các ô bạn muốn điền vào được chọn. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô G13:G17.

3. Nhả chuột để lấp đầy ô đã chọn.

IX. Tiếp tục một chuỗi với fill handle:

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục một chuỗi. Bất cứ khi nào nội dung của một hàng hoặc cột theo thứ tự tuần tự, như các con số (1, 2, 3) hoặc ngày (Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư), chức năng fill handle có thể đoán cái gì sẽ đến tiếp theo trong chuỗi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn cần phải chọn nhiều ô trước khi sử dụng fill handle để giúp Excel xác định thứ tự hàng loạt. Hãy nhìn vào ví dụ bên dưới:

1. Chọn dải ô chứa chuỗi bạn muốn tiếp tục. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn E4:G4.

2. Nhấp và kéo chốt để tiếp tục chuỗi.

3. Nhả chuột. Nếu Excel hiểu chuỗi, nó sẽ được tiếp tục trong các ô đã chọn. Trong ví dụ, Excel đã thêm Phần 4, Phần 5 và Phần 6 vào H4:J4.

Xem thêm: Làm sao để thay đổi định dạng save file mặc định trên Word, Excel và Powerpoint 2016?

Chúc các bạn vui vẻ!