Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 4): Cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính

• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 1): Làm quen với Microsoft Excel
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 2): Tìm hiểu về OneDrive
• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 3): Cách tạo mới và mở bảng tính có sẵn

Giới thiệu

Bất cứ khi nào tạo một bảng tính mới trong Excel, bạn cần phải biết cách lưu để truy cập và chỉnh sửa sau đó. Cũng giống như các phiên bản trước của Excel, bạn có thể lưu các tệp tin cục bộ vào máy tính của mình. Nhưng khác với các phiên bản cũ, Excel 2016 cũng cho phép bạn lưu một bảng tính lên hệ thống đám mây bằng cách sử dụng OneDrive. Bạn cũng có thể xuất ra và chia sẻ bảng tính của mình với những người khác trực tiếp từ Excel.

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính trong Excel 2016:

Giới thiệu về OneDrive

Bất cứ khi nào mở hoặc lưu một bảng tính, bạn sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive, đây là dịch vụ lưu trữ tệp tin trực tuyến có trong tài khoản Microsoft. Để kích hoạt tùy chọn này, bạn sẽ phải đăng nhập vào Office. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập vào bài viết Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 2): Tìm hiểu về OneDrive của chúng tôi.

Save & Save As

Excel 2016 cung cấp hai cách để lưu tệp tin: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự với phiên bản cũ, chỉ có một vài khác biệt quan trọng:

• Save (Lưu): Khi tạo hoặc chỉnh sửa bảng tính, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này một cách thường xuyên. Khi lưu tệp tin, bạn chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu lần đầu tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.
• Save As (Lưu thành): Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên khác và/hoặc vị trí cho phiên bản được sao chép.

Cách lưu một bảng tính:

Điều quan trọng khi lưu bảng tính của bạn là bất cứ khi nào bạn bắt đầu dự án mới hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện có. Hãy lưu một cách thường xuyên có thể ngăn không để dữ liệu công việc của bạn bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến nơi bạn lưu bảng tính để có thể dễ dàng được tìm thấy sau đó.

1. Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.

2. Nếu bạn lưu tệp tin này lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chế độ Backstage view.

3. Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi lưu tệp và đặt tên cho tệp đó. Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính.

5. Nhập tên tệp (file name) cho bảng tính, sau đó nhấp vào Save (Lưu).

6. Bảng tính sẽ được lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save để lưu các thay đổi khi sửa đổi bảng tính. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để làm bản sao

Nếu muốn lưu một phiên bản khác của một bảng tính trong khi giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Dữ liệu bán hàng, bạn có thể lưu nó làm Dữ liệu bán hàng 2 để có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn tham chiếu phiên bản gốc.

Để làm điều này, bạn nhấp vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.

Cách thay đổi vị trí lưu mặc định:

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, cảm thấy khó chịu khi OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu hoặc thấy bất tiện khi mỗi lần lại phải chọn Computer, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để máy tính được chọn lưu theo mặc định.

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.

2. Nhấp vào Options (Tùy chọn).

3. Hộp thoại Options của Excel sẽ xuất hiện. Chọn Save, tích chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default (Lưu vào máy tính theo mặc định), sau đó nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu những thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover.

Sử dụng tính năng AutoRecover:

1. Mở Excel. Nếu phiên bản được lưu tự động của tệp được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện.

2. Nhấn để mở một tập tin có sẵn. Bảng tính sẽ được khôi phục.

• Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn đang chỉnh sửa một bảng tính ít hơn 10 phút, Excel không thể tạo một phiên bản tự động lưu được.
• Nếu không nhìn thấy tệp tin bạn cần, bạn có thể duyệt qua tất cả các tệp đã lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File, bấm Manage Versions, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks.

Xuất bảng tính

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu trong tệp .xlsx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng một loại tệp khác, chẳng hạn như bảng tính PDF hoặc Excel 97-2003. Bạn có thể dễ dàng xuất bảng tính từ Excel sang nhiều loại tệp khác nhau.

Cách xuất một bảng tính dưới dạng tệp PDF:

Xuất bảng tính dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng tệp PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bảng tính với người không cài đặt ứng dụng Excel. Một tệp tin PDF sẽ cho phép người dùng xem nhưng không chỉnh sửa nội dung của bảng tính được.

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.

2. Nhấp vào Export (Xuất), sau đó chọn Create PDF/XPS.

3. Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Publish (Xuất bản).

• Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính hoạt động. Nếu bạn có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF, hãy nhấp vào Options - Tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook (toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.

• Bất cứ khi nào xuất một bảng tính dưới dạng PDF, bạn cũng cần cân nhắc dữ liệu bảng tính sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF, giống như in một bảng tính.

Cách xuất một bảng tính sang các loại tệp khác:

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất bảng tính của mình sang các loại tệp khác như bảng tính Excel 97-2003 nếu cần chia sẻ với những người sử dụng phiên bản Excel cũ hoặc tệp .CSV nếu cần một phiên bản văn bản thuần túy của bảng tính.

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.

2. Nhấp vào Export, sau đó chọn Change File Type.

3. Chọn một loại tệp phổ biến, sau đó nhấp vào Save As.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Save.

• Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save as type: trong hộp thoại Save As để lưu các bảng tính trong nhiều loại tệp.

Chia sẻ bảng tính

Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính khi sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ tệp tin với người nào đó, bạn có thể gửi tệp đó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù cách này thuận tiện nhưng cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tệp, rất khó sắp xếp.

Khi chia sẻ một bảng tính từ Excel, bạn đang thực sự cho phép người khác truy cập vào chính xác cùng một tệp tin. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ một bảng tính, đầu tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Chia sẻ một bảng tính:

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó nhấp Share.

2. Cửa sổ Share sẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa hoàn thành bảng tính, bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive.

• Lưu ý rằng bạn có thể cần phải điều hướng trở lại cửa sổ Share sau khi lưu.

3. Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của bạn được lưu vào OneDrive, hãy nhấp vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).

4. Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổ Share ở phía bên phải cửa sổ. Tại đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của bạn, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Pareto, Histogram và Waterfall trên Excel 2016

Chúc các bạn vui vẻ!