Cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets

Nếu sử dụng Google Sheets để cộng tác với người khác, bạn có thể ngăn mọi người nhập sai dữ liệu trong các ô bảng tính. Chức năng Data validation được dùng để ngăn người dùng nhập bất cứ thứ gì ngoài dữ liệu được định dạng chính xác trong phạm vi cụ thể. Và đây là cách sử dụng nó.

• Cách giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation Excel
• 3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel
• Cách tạo thông báo nhập dữ liệu trùng trên Excel

Cách sử dụng Data Validation trong Google Sheets

Mở trình duyệt của bạn, truy cập vào trang chủ Google Sheets, mở bảng tính và chọn phạm vi bạn muốn giới hạn.

Click vào Data và sau đó chọn Data Validation.

Trong cửa sổ Data validation hiện ra, click vào menu thả xuống bên cạnh Criteria, chọn loại đầu vào cụ thể cho các ô được chọn. Đối với ví dụ này, chúng ta cần mọi người nhập số có bốn chữ số cho năm phát hành phim, do đó chọn tùy chọn Number. Bạn có thể chọn các tiêu chí khác như chỉ văn bản, ngày tháng, danh sách tùy chọn được định trước, mục từ phạm vi cụ thể hoặc công thức giới hạn tùy chỉnh của bạn.

Mỗi tùy chọn này có các giá trị riêng bạn cần chỉ định chính xác để giới hạn dữ liệu nhập vào từng ô. Ở đây, vì chúng ta chỉ muốn năm phim phát hành, sử dụng giới hạn Between, sau đó để giá trị nhỏ nhất là 1887 và giá trị tối đa là 2500.

Tiếp theo, chọn giữa Sheets hiển thị thông báo hoặc từ chối dữ liệu nhập và hiển thị thông báo lỗi khi dữ liệu không hợp lệ.

Cảnh báo này thông báo cho người dùng số phải nằm trong phạm vi cụ thể và dữ liệu không hợp lệ trong ô có thông báo màu đỏ.

Nếu chọn Reject Input, người dùng sẽ thấy cửa sổ hiện ra với thông báo lỗi chung như bên dưới sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ và sẽ bị xóa.

Bạn có thể từ chối mọi đầu vào không hợp lệ nhưng cần thông báo cho người khác biết loại dữ liệu yêu cầu. Click vào Reject Input, chọn Show Validation Help Text và sau đó nhập nội dung cảnh báo hữu ích. Click vào Save để đóng cửa sổ Data validation.

Bây giờ, khi ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ, họ sẽ nhận được thông báo hữu ích để sửa lỗi. 

Data validation là tính năng cần thiết khi thu thập thông tin từ nhiều người và đảm bảo họ nhập dữ liệu hợp lệ trong ô bảng tính.

Chúc các bạn thực hiện thành công!