Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook

Chủ nhật - 24/11/2019 10:25

Bạn có thể dễ dàng xuất chi tiết các liên hệ, danh bạ được lưu trữ trong Excel để import vào Outlook bằng cách lưu trang tính dưới định dạng CSV.

Bạn có thể dễ dàng xuất chi tiết các liên hệ, danh bạ được lưu trữ trong Excel để import vào Outlook bằng cách lưu trang tính dưới định dạng CSV. Vậy cách làm cụ thể như thế nào? Mời bạn theo dõi bài viết dưới đây của Quantrimang.com.

Bước 1: Lưu danh bạ dưới dạng tệp CSV

Danh sách liên lạc dưới đây được lưu trữ trong một bảng tính Excel. Lưu ý các trường nên để đúng như mẫu.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook — Lưu danh bạ trên Excel với các trường tương ứng để nhập vào Outlook

Để xuất tài liệu dưới dạng CSV, trước tiên, nhấp vào File để mở menu. Tiếp theo, chọn Save As > Browse.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 2 — Lưu file dưới dạng CSV

Chọn vị trí lưu, đặt tên, sau đó chọn loại tệp CSV (Comma Delimited) ở Save as type.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 3 — Chọn vị trí lưu file dưới dạng CSV

Đóng cửa sổ làm việc Excel. Các liên hệ đã sẵn sàng để được import vào Outlook.

Bước 2: Chuyển danh bạ vào Outlook

Để chuyển danh bạ trên file Excel vừa lưu vào Outlook, bạn mở Outlook, nhấn vào File > Open & Export > Import/Export.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 4 — Nhấn vào File > Open & Export > Import/Export trong Outlook

Tiếp đó, ở cửa sổ Import and Export Wizard, nhấn chọn Import from Another Program or File rồi click vào Next.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 5 — Chọn Import from Another Program or File

Giao diện tiếp theo, chọn Comma Separated Values rồi Next tiếp.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 6 — Chọn Comma Separated Values

Chọn nút Browse để tìm tệp CSV bạn muốn nhập.

Chọn một tùy chọn bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp và nhấp tiếp vào Next.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 7 — Tìm vị trí tệp CSV muốn nhập

Trong ví dụ này, Quantrimang.com chọn Replace Duplicates with Items Imported, tức là các liên hệ hiện có trong Outlook sẽ bị đè lên bởi thông tin có trong file được import vào.

Tiếp theo, chọn chính xác thư mục Danh bạ trên Outlook để những liên hệ chuẩn bị chuyển sang sẽ nằm ở đây.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 8 — Chọn thư mục Outlook sẽ chuyển các liên hệ vào

Nhấp vào Map Custom Fields để khớp chính xác các trường từ bảng tính Excel với các trường tương ứng trong Outlook.

Cách chuyển danh bạ từ trang tính Excel sang Outlook - Ảnh minh hoạ 9 — Nhấp vào Map Custom Fields

Trong hộp thoại Map Custom Fields mở ra, các trường có trong file CSV sẽ xuất hiện ở bảng From phía bên trái, còn To ở bên phải là các trường từ thư mục Danh bạ trong Outlook.