Cách mã hóa email trên Microsoft Outlook

Outlook trong bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft Office là một trong những công cụ email phổ biến của Windows được sử dụng bởi các chuyên gia và những doanh nghiệp. Vì vậy, chắc hẳn sẽ có vài lần bạn muốn gửi những email nhạy cảm hoặc tài liệu bí mật để đảm bảo chỉ có người nhận có thể truy cập vào chúng. Do đó, hầu hết các dịch vụ email hiện này chủ yếu đều sử dụng mã hóa email (SSL/TLS) để đảm bảo an toàn tuyệt đối. Tuy nhiên, loại mã hóa này chỉ có thể bảo vệ email khi nó được truyền đi qua Internet. Khi email trong trạng thái tĩnh trong hộp thư đến, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài khỏan email của bạn đều có thể đọc được.

Để đảm bảo chỉ có người nhận mới có thể truy cập vào email của bạn, bạn có thể mã hóa email bằng GPG (GNU Privacy Gaurd) để sử dụng khóa công khai và riêng tư. Dưới đây là cách mã hóa email trong Outloook sử dụng GPG.

Mã hóa Email trong Outlook

Trong Outlook, chúng ta sẽ sử dụng phần mềm miễn phí Gpg4win (hỗ trợ OpenPGP) để mã hóa email. Tải và cài đặt Gpg4win giống như các phần mềm khác. Phần mềm này sẽ cài đặt plugin yêu cầu mã hóa và giải mã email người nhận trong Outlook.

Hoàn thành cài đặt, tìm kiếm và mở Kleopatra trong menu Start. Tại đây, bạn có thể tạo khóa chính và nhập mã khóa công khai nếu cần.

Sau khi Kleopatra mở, kích File và chọn tùy chỉnh New Certificate.

Cửa số mới xuất hiện, lựa chọn tùy chỉnh đầu tiên Create a personal OpenPGP key pair và nhấp chuột vào nút Next.

Tiếp theo, nhập tên và địa chỉ email bạn muốn tạo khóa chính. Cặp khóa sẽ được gắn với địa chỉ mail đó.

Bây giờ, xem lại thông tin của bạn và nhấn Create Key.

Nhập mật khẩu bảo mật mạnh nhất cho mã khóa và kích OK. Bạn sẽ được nhắc nhở nhập lại mật khẩu, nhập mật khẩu tương tự để tiếp tục.

Thao tác trên sẽ tạo mã cho chứa khóa công cộng và riêng tư. Ngoài ra, có thể tạo bản sao lưu của cặp khóa để giữ an toàn bằng cách kích vào Make a Backup of Your Key Pair.

Public Key: Sử dụng để mã hóa email. Vì vậy, bạn có thể chia sẻ mã khóa công khai cho bất cứ ai bạn muốn. Nếu ai đó muốn gửi cho bạn một email đã được mã hóa thì họ phải sử dụng mã hóa công khai của bạn để mã hóa mail.

Private Key: Sử dụng để giải mã email mã hóa. Bạn đừng bao giờ chia sẻ mã cá nhân. Hơn nữa, mã khóa cá nhân chỉ giải mã được những mail được mã hóa bởi khóa công khai của riêng bạn.

Để xuất mã công khai, chọn Your Certificate trên cửa sổ chính và chọn Export Certificate.

Chọn điểm đến và kích Save. Mặc định, fingerprint sẽ được sử dụng như tên tập tin. Bạn có thể thay đổi tên tập tin nếu cần thiết.

Khi email đã được xuất và lưu, bạn có thể chia sẻ công khai ở bất cứ đâu như forum hoặc website,...

Như tôi đã nói trước đó, nếu bạn muốn gửi đi email mã hóa thì phải sử dụng khóa công khai của người nhận để mã hóa email. Bạn phải nhập khóa công khai của người nhận trước khi thực hiện công việc đó.

Để nhận được khóa công khai, hãy hỏi họ và tải nó xuống. Trong cửa số chính của Kleopatra, kích Import Certificate. Chọn thông tin đó.

Thao tác trên sẽ nhập khóa công khai. Trước khi sử dụng nó, bạn cần đảm bảo nó được truyền đi từ nguồn tin tưởng. Đầu tiên, di chuyển tới tab Imported Certificates trên cửa sổ chính. Kích chuột phải vào thông tin bạn đã nhập về và chọn Change Owner Trust.

Tiếp theo, kích vào I believe checks are very accurate và ấn OK.

Quay lại, kích chuột phải vào thông tin đó và chọn Certify Certificate.

Bước tiếp, tích vào cả hai checkbox để xác nhận và nhấn Next.

Chọn Certify only for myself và Certify.

Bạn sẽ được nhắc nhở nhập mật khẩu đã nhập khi tạo cặp mã khóa. Nhập mật khẩu và OK.

Bạn sẽ thấy cửa sổ xác nhận hiện ra. Kích Finish để đóng cửa sổ.

Khi bạn đã thực hiện xong nhập khóa công khai, cần sử dụng nó để mã hóa email cho người dùng cụ thể trong Outlook.

Cuối cùng, để mã hóa email, mở Outlook và tạo thư mới như bạn thường làm. Sau khi tạo mail, chuyển tới tab GpgOL và kích Encrypt.

Ngay khi nhấp nút, Gpg4win sẽ mã hóa email nếu có khóa công khai của người nhận. Khi đã mã hóa, email sẽ như sau. Người nhận sẽ có thể giải mã email bằng khóa cá nhân của mình.

Nếu bạn nhận được mã hóa email từ người dùng khác với mã khóa công khai, Outlook sẽ yêu cầu nhập mật khẩu của bạn. Hãy nhập mật khẩu và kích OK.

Nếu không xảy ra, bạn sẽ thấy tin nhắn đã giải mã trong Outlook.

Thật đơn giản để gửi và nhận email mã hóa sử dụng Outlook. Lưu ý, đừng bao giờ chia sẻ khóa cá nhân với bất kỳ ai.