Bắt đầu với PowerPoint 2016

PowerPoint là một chương trình dành riêng cho thuyết trình, cho phép bạn tạo các bản trình bày slide động. Các bản trình bày này có thể bao gồm hoạt ảnh, hình ảnh, video và hơn thế nữa. Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu theo cách của bạn làm việc trong môi trường PowerPoint, với các công cụ bao gồm Ribbon, Quick Access Toolbar và Backstage view.

Tìm hiểu PowerPoint 2016

PowerPoint 2016 tương tự như PowerPoint 2013 và PowerPoint 2010. Nếu trước đây bạn đã sử dụng các phiên bản này, bạn sẽ cảm thấy PowerPoint 2016 quen thuộc. Nhưng nếu bạn chưa quen với PowerPoint hoặc có nhiều kinh nghiệm hơn với các phiên bản cũ hơn, trước tiên bạn nên dành chút thời gian để làm quen với giao diện của PowerPoint 2016.

Giao diện PowerPoint

Khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên, màn hình Start Screen sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể tạo bài thuyết trình mới, chọn template và truy cập các bài thuyết trình được chỉnh sửa gần đây của bạn. Từ màn hình Start Screen này, hãy định vị và chọn Blank Presentation để truy cập giao diện PowerPoint.

Hãy nhấp vào các nút trong màn hình bên dưới để làm quen với giao diện PowerPoint.

Làm việc với môi trường PowerPoint

Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong PowerPoint. Chế độ xem Backstage cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở file, in và chia sẻ tài liệu của bạn.

Ribbon

PowerPoint sử dụng hệ thống Ribbon theo tag thay vì các menu truyền thống. Ribbon chứa nhiều tab, mỗi tab có nhiều nhóm lệnh. Ví dụ, nhóm Font trên tab Home chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu của bạn.

Một số nhóm cũng có mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải, nơi bạn có thể nhấp vào để có thêm các tùy chọn.

Hiển thị và ẩn Ribbon

Ribbon được thiết kế để đáp ứng cho tác vụ hiện tại của bạn, nhưng bạn có thể thu nhỏ nó nếu bạn thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian màn hình. Nhấp vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải của Ribbon để hiển thị menu drop-down.

• Auto-hide Ribbon: Tùy chọn Auto-hide hiển thị workbook của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở đầu màn hình.
• Show Tabs: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab là được.
• Show Tabs and Commands: Tùy chọn này phóng to toàn bộ Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm lệnh bạn muốn, tính năng Tell Me có thể giúp bạn. Nó hoạt động giống như thanh tìm kiếm thông thường: Nhập nội dung bạn đang tìm kiếm và danh sách tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ trình đơn mà không cần phải tìm lệnh đó trên Ribbon.

Quick Access Toolbar

Nằm ngay phía trên Ribbon, Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh thông thường bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó bao gồm các lệnh Save, Undo, Redo và Start From Beginning. Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích của mình.

Cách thêm lệnh vào Quick Access Toolbar:

1. Nhấp vào mũi tên drop-down ở bên phải của Quick Access Toolbar.

2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ menu drop-down. Để chọn nhiều lệnh hơn, hãy chọn More Commands.

3. Lệnh này sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Ruler, guides và gridlines

PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trong bài thuyết trình của bạn, bao gồm Ruler, Guides và Gridlines. Những công cụ này giúp việc căn chỉnh đối tượng trong bài thuyết trình trở nên dễ dàng hơn. Chỉ cần nhấp vào các hộp kiểm trong nhóm Show trên tab View để hiển thị và ẩn các công cụ này.

Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác

PowerPoint có nhiều tùy chọn xem đa dạng, làm thay đổi cách hiển thị cho bài thuyết trình của bạn. Bạn có thể chọn xem bài thuyết trình của mình ở chế độ xem Normal view, Slide Sorter view, Reading view, hoặc Slide Show view. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để giúp bài thuyết trình của mình dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem slide

Chuyển đổi giữa các chế độ xem slide khác nhau thật dễ dàng. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem slide mong muốn ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint.

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc - để phóng to hoặc thu nhỏ. Số bên cạnh thanh trượt hiển thị tỷ lệ thu phóng hiện tại, còn được gọi là mức thu phóng.

Chế độ xem Backstage

Chế độ xem Backstage cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở, in và chia sẻ bài thuyết trình của mình. Để truy cập chế độ xem Backstage, nhấp vào tab File trên Ribbon.

Nhấp vào các nút trong tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng chế độ xem Backstage.

Thực hành!

1. Mở PowerPoint 2016 và tạo một bài thuyết trình trống.

2. Thay đổi Ribbon Display Options thành Show Tabs.

3. Nhấp vào mũi tên drop-down bên cạnh Quick Access Toolbar và thêm các lệnh New, Quick Print và Spelling.

4. Trong thanh Tell me, nhập Shape và nhấn Enter.

5. Chọn một hình dạng từ menu và nhấp đúp vào một nơi nào đó trên slide của bạn.

6. Hiển thị công cụ Ruler nếu nó chưa được hiển thị.

7. Phóng to bài thuyết trình lên kích thước 120%.

8. Khi bạn hoàn thành, bài thuyết trình của bạn sẽ trông giống như sau:

9. Thay đổi Ribbon Display Options trở lại chế độ Show Tabs and Commands.

Xem thêm:

• Tổng hợp phím tắt hữu ích trong PowerPoint
• Tạo slide đẹp cho thuyết trình PowerPoint với 8 bí quyết
• Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint