Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel

Lọc trùng dữ liệu trong Excel bằng các công cụ có sẵn sẽ giúp người dùng dễ dàng xóa những dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel, thay vì phải ngồi tự dò nội dung giống nhau, rất mất thời gian và không chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn lọc trùng trong Excel với nhiều cách rất đơn giản, tùy theo mức độ dữ liệu trùng để bạn lựa chọn phương thức thuận tiện với mình nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn lọc trùng dữ liệu trong Excel.

Mục lục bài viết

Hướng dẫn nhanh

Lọc trùng trong Excel bằng Remove Duplicates: Đầu tiên, bôi đen cột dữ liệu hay vùng dữ liệu cần lọc, nhấn chọn Data > Remove Duplicates. Nhấn tiếp vào Remove Duplicates… Tiếp đến tích vào cột dữ liệu để xóa dữ liệu trùng muốn lọc, nhấn OK.

Đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel: Bôi đen vùng dữ liệu cần tìm kiếm, sau đó nhấn vào Conditional Formatting, tiếp tục chọn Highlight Cells Rules rồi nhấn chọn Duplicate Value. Lựa chọn đánh dấu dữ liệu trùng (Duplicate) hay không trùng (Unique). Tiếp đến chọn màu sắc đánh dấu dữ liệu (Values with).

Lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Advanced Filter: Chọn phạm vi ô hoặc cột cần lọc giá trị trùng lặp. Sau đó, tại nhóm Data, nhấn vào công cụ Sort & Filter rồi nhấn chọn Advanced. Nhấn vào Copy to another location. Tại Copy to, bạn hãy nhấn vào ô tại vùng vị trí mới để hiển thị giá trị đã lọc. Tích chọn vào ô Unique records only và nhấn OK. Những dữ liệu không bị trùng sẽ được copy sang vùng vị trí mà bạn đã chọn.

Lọc trùng dữ liệu Excel bằng công cụ Replace: Nhấn vào ô dữ liệu trùng đầu tiên rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên Windows hoặc Command + C trên Mac để sao chép từ trùng lặp muốn thay thế. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H trên Windows hoặc Control + H trên Mac để hiển thị công cụ thay thế. Tiếp đến, paste từ đã sao chép vào phần Find what. Nhấn vào Options để mở rộng các tùy chọn, tích chọn vào Match Entire Cell Contents. Tiếp tục nhập giá trị bất kỳ vào ô Replace With rồi nhấn Replace All. Nhấn OK để thay thế từ trong bảng Excel.

Để giữ lại một hàng dữ liệu cần dùng thì paste lại văn bản. Nhấn phím Ctrl trên Windows hoặc Command trên Mac rồi nhấn vào từng hàng trùng dữ liệu. Khi đã chọn được hàng dữ liệu trùng, nhấn chuột phải chọn Delete để xóa những dữ liệu đó. Khi đó các hàng dữ liệu trùng sẽ bị xóa và các hàng còn lại tự động thay đổi số thứ tự.

Video hướng dẫn lọc dữ liệu trùng trong Excel

Hướng dẫn chi tiết

1. Lọc trùng trong Excel bằng Remove Duplicates

Remove Duplicates là tính năng sẵn có trong Excel giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu trùng nhau trong cùng 1 sheet.

Bước 1:

Đầu tiên bạn bôi đen cột dữ liệu hay vùng dữ liệu cần lọc. Sau đó bạn nhấn chọn Data trên thanh công cụ rồi nhấn tiếp vào tính năng Remove Duplicates.

Công cụ Remove Duplicates

Bước 2:

Sau đó chúng ta sẽ thấy giao diện hiển thị, bạn nhấn tiếp vào Remove Duplicates…

Lọc dữ liệu bằng Remove Duplicates

Tiếp đến tích vào cột dữ liệu để xóa dữ liệu trùng mà bạn muốn lọc, nhấn OK để thực hiện.

Chọn dữ liệu cần lọc

Bước 3:

Ngay sau đó sẽ hiển thị số ô dữ liệu trùng nhau và lập tức được xóa dữ liệu trùng trong bảng dữ liệu như hình dưới đây.

Xóa dữ liệu bị trùng

2. Cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel

Nếu bạn không muốn xóa tự động dữ liệu trùng nhau trong Excel thì chúng ta có thể đánh dấu những dữ liệu trùng để kiểm tra, tránh trường hợp xóa sai dữ liệu

Bước 1:

Đầu tiên bạn cũng bôi đen vùng dữ liệu cần tìm kiếm dữ liệu. Sau đó nhấn vào Conditional Formatting, tiếp tục chọn Highlight Cells Rules rồi nhấn chọn Duplicate Value.

Định dạng điều kiện trong Excel

Bước 2:

Hiển thị giao diện để bạn thiết lập. Trước hết chúng ta sẽ lựa chọn đánh dấu dữ liệu trùng hay dữ liệu không trùng. Nếu chọn Unique sẽ hiển thị giá trị không trùng trong chuỗi dữ liệu chúng ta khoanh vùng. Nếu chọn Duplicate sẽ đánh dấu dữ liệu trùng.

Tiếp đến Values with chọn màu sắc đánh dấu dữ liệu.

Chọn kiểu định dạng điều kiện trong Excel

Kết quả bạn sẽ nhìn thấy những dữ liệu trùng như hình dưới đây.

Nổi bật dữ liệu trùng trong Excel

3. Lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Advanced Filter

Bước 1:

Chúng ta chọn phạm vi ô hoặc cột cần lọc giá trị trùng lặp. Sau đó, tại nhóm Data bạn nhấn vào công cụ Sort & Filter rồi nhấn chọn Advanced.

Advanced Filter trong Excel

Bước 2:

Hiển thị giao diện mới, chúng ta nhấn vào Copy to another location. Tại Copy to, bạn hãy nhấn vào ô tại vùng vị trí mới để hiển thị giá trị đã lọc. Tích chọn vào ô Unique records only và nhấn OK.

Thiết lập Advanced Filter trong Excel

Bước 3:

Sau đó những dữ liệu không bị trùng sẽ được copy sang vùng vị trí mà bạn đã chọn.

Lọc dữ liệu không trùng trong Excel

4. Lọc trùng dữ liệu Excel bằng công cụ Replace

Với công cụ Replace trong Excel bạn sẽ dùng với những trường hợp bảng tính nhỏ, có thể thao tác trực tiếp bằng chuột trên bảng tính, nên người dùng cần lưu ý.

Bước 1:

Tại bảng tính bạn muốn lọc dữ liệu trùng, chúng ta nhấn vào ô dữ liệu trùng đầu tiên rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên Windows hoặc Command + C trên Mac để sao chép từ trùng lặp muốn thay thế.

Sao chép từ trùng lặp cần thay trong Excel

Bước 2:

Tiếp đến, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H trên Windows hoặc Control + H trên Mac để hiển thị công cụ thay thế. Tiếp đến, bạn paste từ đã sao chép vào phần Find what.

Paste từ cần thay trong Excel

Bước 3:

Nhấn vào Options để mở rộng các tùy chọn, chúng ta tích chọn vào Match Entire Cell Contents. Tiếp tục nhập giá trị bất kỳ vào ô Replace With rồi nhấn Replace All.

Paste từ thay thế trong Excel

Khi đó chúng ta sẽ nhìn thấy số lượng từ trùng lặp được tìm thấy. Nhấn OK để thay thế từ trong bảng Excel.

Số lượng từ trung lặp trong Excel

Bước 4:

Để giữ lại một hàng dữ liệu cần dùng thì bạn chỉ cần paste lại văn bản là được.

Bảng dữ liệu lọc dữ liệu trùng trong Excel

Bước 5:

Bây giờ bạn sẽ nhìn thấy tất cả các hàng có dữ liệu trùng lặp cần xóa. Chúng ta nhấn phím Ctrl trên Windows hoặc Command trên Mac rồi nhấn vào từng hàng trùng dữ liệu.

Chọn hàng dữ liệu trùng trong Excel

Khi đã chọn được hàng dữ liệu trùng thì bạn chỉ cần nhấn chuột phải chọn Delete để xóa những dữ liệu đó. Khi đó các hàng dữ liệu trùng sẽ bị xóa và các hàng còn lại tự động thay đổi số thứ tự.

Xóa hàng dữ liệu trùng trong Excel

5. Hướng dẫn lọc dữ liệu trùng trên 2 sheets Excel

Trong trường hợp bạn cần lọc trùng dữ liệu trên 2 sheets thì bắt buộc chúng ta phải dùng tới hàm trong Excel để tìm và lọc được dữ liệu trùng trong 2 sheets.

Bạn theo dõi bài hướng dẫn dưới đây để lọc dữ liệu trùng trong 2 sheets Excel.

Như vậy chúng ta đã có khá nhiều cách để lọc trùng trong Excel, với việc lọc trùng dữ liệu cùng một sheet tính hoặc lọc trùng dữ liệu trên 2 sheet tính khác nhau trong 1 file dữ liệu.

Nguồn tin: quantrimang.com