Hướng dẫn thiết lập và sử dụng Facebook Workplace

Để tạo điều kiện trao đổi thuận tiện hơn với những ai làm việc trong môi trường công sở, Facebook đã cho ra mắt mạng xã hội Facebook Workplace. Với những người cùng trong một nhóm, một đội có thể sử dụng mạng xã hội này để trao đổi, chia sẻ tài liệu hoặc trao đổi công việc trực tuyến với nhau dễ dàng hơn. Cách sử dụng Workplace cũng khá tương tự như khi chúng ta dùng Facebook cá nhân, bạn vẫn có thể nhắn tin hay thực hiện video call tới đồng nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách thiết lập và sử dụng mạng xã hội Facebook Workplace.

Cách thiết lập Facebook Workplace

• Tải Workplace by Facebook cho Android
• Tải Workplace by Facebook cho iOS

Bước 1:

Trước hết, chúng ta cần truy cập vào link dưới đây để bắt đầu tham gia vào Facebook Workplace. Tại giao diện chính này, bạn hãy nhấn chọn vào Join Now or Login để đăng ký tài khoản tham gia vào Workplace cho các nhóm doanh nghiệp.

• https://www.facebook.com/workplace

Bước 2:

Chuyển sang giao diện mới, người dùng sẽ nhập địa chỉ email công việc của bạn rồi nhấn Tiếp tục ở bên dưới.

Bước 3:

Ở giao diện Welcom to Workplace, chúng ta sẽ kiểm tra lại địa chỉ email rồi nhấn Tiếp tục.

Facebook Workplace sẽ gửi thông báo xác minh công ty đến tài khoản email mà bạn đã đăng ký ở bên trên.

Bước 4:

Bây giờ bạn cần truy cập vào địa chỉ email đã đăng ký trên Facebook Workplace để nhận email xác nhận. Trong nội dung thư gửi đến, bạn hãy nhấn vào nút Bắt đầu.

Bước 5:

Ngay sau đó, chúng ta sẽ được đưa đến giao diện tạo tài khoản trên Facebook Workplace. Tại đây, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin chi tiết gồm Tên, Họ, Mật khẩu (8 ký tự trở lên gồm chữ viết thường, viết hoa và số), Chức danh, Phòng ban, Người quản lý. Sau đó, nhấn vào nút Tạo tài khoản ở bên dưới.

Bước 6:

Khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết là bạn đã hoàn thành việc tạo tài khoản trên Facebook Workplace.

Tại giao diện Tham gia cuộc thảo luận, chúng ta sẽ là thành viên trong những cuộc trao đổi nhóm ở bất cứ bộ phận nào mà mình muốn tham gia. Nhấn chọn nút Đi tới Bảng tin để tới giao diện Facebook Workplace cá nhân của bạn.

Bước 7:

Bạn có thể thấy giao diện cá nhân Facebook Workplace có nét tương đồng với tài khoản Facebook với các danh mục nằm ở 2 bên giao diện. Phần Bảng tin là nơi bạn có thể theo dõi thông tin mới nhất của công ty, các bài đăng liên quan. Chúng ta có thể thay đổi hình ảnh đại diện cũng như ảnh cover cá nhân.

Tại đây, người dùng sẽ tiến hành kết nối với đồng nghiệp ngay trên Facebook Workplace bằng những tính năng hữu ích dưới đây.

1. Mời đồng nhiệp tham gia Workplace

Để giới thiệu bất cứ đồng nghiệp nào tham gia vào Facebook Workplace, bạn chỉ cần nhấn chọn vào mục Mời đồng nghiệp ở danh sách bên trái.

Xuất hiện giao diện bảng mời đồng nghiệp. Để gửi tới lời mời tham gia vào mạng xã hội công sở này, chúng ta có thể nhập email công ty hoặc lựa chọn 1 trong 3 phương thức dưới đây nếu bạn muốn mời nhiều người:

• Tải lên danh sách liên hệ với hỗ trợ định dạng tập tin CSV, VCF, TXT, LDIF.
• Nhập danh bạ Google với những ai trong danh bạ Google có địa chỉ email công ty hợp lệ đều được tham gia.
• Chia sẻ liên kết lời mời thông qua liên kết lời mời và có địa chỉ hợp lệ đều được tham gia.

Cuối cùng, nhấn Xong ở bên dưới để gửi lời mời.

2. Tạo nhóm trên Facebook Workplace

Trong trường hợp bạn muốn tạo nhóm trao đổi trên Facebook Workplace, nhấn chọn vào mục Tạo nhóm.

Facebook Workplace hỗ trợ chúng ta lựa chọn tạo nhóm với Đội & Dự án, Cuộc thảo luận mở, Thông báo, Xã hội & Loại khá, Đa công ty.

Bước kế tiếp đó là tạo tên nhóm và thực hiện các thao tác hướng dẫn trên Facebook Workplace. Với những nhóm tự tạo mà bạn là admin thì có thể thêm bất cứ thành viên nào vào nhóm, đăng các bài viết lên nhóm, chia sẻ tài liệu,...

3. Chat với đồng nghiệp

Tại giao diện bên phải ngoài cùng trên trang, bạn sẽ thấy mục Danh bạ với những ai có địa chỉ email hợp lệ và tham giao vào Facebook Workplace. Bạn có thể click chuột vào bất cứ ai để nhắn tin cho người đó.

Khung chat giống như trên Facebook, bạn có thể gửi file, icon, gọi video,...

4. Theo dõi đồng nghiệp

Việc theo dõi đồng nghiệp trên Facebook Workplace cũng giống như khi theo dõi bạn bè trên Facebook. Chúng ta sẽ nhận được những thông tin mới nhất về họ ngay trên bảng tin của mình. Nhấn nút Theo dõi khi truy cập vào trang cá nhân của đồng nghiệp.

5. Tìm kiếm trên Facebook Workplace

Mạng xã hội công sở này cho phép chúng ta tìm kiếm tên hoặc cụm từ và hiển thị kết quả ngay bên dưới. Chúng ta có thể tìm kiếm profile của đồng nghiệp, hoặc các cụm từ xuất hiện trong các bài đăng.

6. Tạo sự kiện trên Workplace

Khi nhấn tạo sự kiện trên Workplace, đồng nghiệp của bạn sẽ biết rõ hơn về những sự kiện của công ty, như địa điểm, thời gian, nội dung của địa điểm đó. Cách quản lý sự kiện cũng thực hiện như khi chúng ta tạo sự kiện trên Facebook. Nhấn vào mục Sự kiện ở danh sách bên trái giao diện.

Việc tiếp theo đó là bạn sẽ lên mọi thông tin cần thiết cho sự kiện này.

7. Thiết lập thông báo trên Workplace

Để có thể nhận ngay mọi tin nhắn hoặc bình luận mới trên Workplace, chúng ta có thể điều chỉnh thông báo. Tại mục Thông báo ở danh sách bên trái, nhấn chọn vào biểu tượng bánh răng cưa rồi chọn Chỉnh sửa cài đặt.

Trong bảng Thiết lập nhóm cho General, chúng ta sẽ điều chỉnh nhận thông báo cho Tất cả bài viết, Tin nổi bật hoặc Tắt bỏ thông báo, tùy theo nhu cầu của từng người dùng. Cuối cùng nhấn Lưu thay đổi.

Trên đây là bài viết hướng dẫn cơ bản cách tạo tài khoản sử dụng mạng xã hội doanh nghiệp Facebook Workplace, cũng như cách sử dụng Workplace cho công việc hàng ngày. Việc chúng ta  tham gia vào mạng xã hội này sẽ làm tăng cơ hội trao đổi với đồng nghiệp hơn, khi mạng xã hội Facebook công sở này tách biệt với tài khoản Facebook cá nhân.

Tham khảo thêm các bài viết sau đây:

• Tất cả những gì về Facebook Workplace bất kỳ ai cũng nên nắm rõ

• Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage Facebook

• Cách nhúng video và bài viết từ Facebook vào một Website bất kỳ