7 mẹo giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của Slack

Slack đã thay thế tốt cho những email nhàm chán ở nơi làm việc. Nó cung cấp khả năng giao tiếp đồng bộ, nhanh chóng (giống như một ứng dụng trò chuyện cá nhân), cho phép bạn dễ dàng cộng tác với đồng nghiệp của mình - cả từ xa và tại chỗ.

Nhưng như với bất kỳ nền tảng không gian làm việc nào, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ. Slack có thể lộn xộn, choáng ngợp, gây mất tập trung và làm phát sinh nhiều vấn đề khác. Vì vậy, đây là 7 mẹo để giúp nhóm của bạn tận dụng tối đa công cụ này.

1. Đặt mục tiêu và kỳ vọng giao tiếp rõ ràng

Bạn đang sử dụng Slack để làm gì? Nó có ích gì cho những bản cập nhật hàng ngày, các truy vấn hay những cuộc hẹn ăn trưa không? Điều này sẽ giúp bạn làm rõ lý do tại sao và khi nào bạn nên sử dụng Slack, đồng thời cho phép bạn quyết định những kênh nào mà nhóm của bạn cần.

2. Tạo các kênh chuyên dụng với một số lượng hợp lý

Trừ khi bạn có các kênh chuyên biệt, nếu không, bạn sẽ thấy mình bị chìm nghỉm trong một đống thông tin không liên quan. Hãy tưởng tượng một cuộc thảo luận về nhiệm vụ tiếp theo của bạn được đan xen với kế hoạch đi cafe vào thứ Sáu của nhóm - mọi thứ sẽ trở nên rối tung.

Đồng thời, điều quan trọng là phải có số lượng kênh hợp lý. Quá ít kênh, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn. Quá nhiều kênh, màn hình sẽ tràn ngập các thông báo mà bạn không thực sự cần đọc.

Tạo một kênh “quan trọng” cũng có thể làm nên điều kỳ diệu và giúp bạn không bỏ lỡ các thông báo hoặc nhiệm vụ quan trọng.

3. Tận dụng sức mạnh của các thread

Thread của Slack là cách tốt nhất để tiếp tục cuộc trò chuyện theo một chủ đề cụ thể. Chúng có thể giữ thông tin liên lạc chính xác và không làm lộn xộn một kênh hoặc DM.

4. Trò chuyện nhóm là công cụ hữu ích

Một vấn đề phức tạp có thể phát sinh hoặc bạn có thể muốn đồng nghiệp của mình đóng góp ý kiến. Nói luôn dễ hơn viết đoạn văn dài, vì vậy đừng quên tính năng trò chuyện nhóm. Chỉ cần thực hiện một cuộc gọi nhanh và tiết kiệm thời gian quý báu cho việc nhập những đoạn văn bản dài ngoằng.

5. Sử dụng tag để tiết kiệm thời gian

Nếu bạn đã bỏ lỡ những thứ quan trọng trên Slack chỉ vì bạn không có thời gian để cuộn lên hơn 100 tin nhắn chưa đọc, thì bạn không phải là người duy nhất.

Tag đồng nghiệp là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý của họ và âm thanh "ping" quen thuộc sẽ phát ra để bạn không bỏ lỡ. Điều này cũng có thể được sử dụng cho các nhóm lớn hơn hoặc tất cả mọi người trong nhóm.

6. Chẳng sao cả nếu bạn chuyển sang chế độ ngoại tuyến

Bất kỳ ai đã sử dụng Slack đều biết rằng việc ping liên tục từ các kênh hoặc DM khác nhau có thể cực kỳ gây mất tập trung - và đôi khi bạn cần tập trung vào công việc của mình trong một thời gian.

Thông báo cho nhóm của bạn rằng bạn đang ở chế độ tập trung và tạm dừng thông báo hoặc tự đặt mình ở trạng thái "đi vắng".

7. Tránh giải quyết các vấn đề phức tạp

Nếu nhóm của bạn cần thảo luận về một vấn đề phức tạp hoặc đưa ra quyết định quan trọng, thì Slack không phải là nền tảng để làm điều đó.

Bạn có thể chọn một cuộc họp thời gian thực hoặc một tài liệu được chia sẻ không đồng bộ nơi mọi người có thể có thời gian để suy nghĩ và đóng góp.

Trên đây là 7 mẹo dành cho nhóm của bạn để khai thác tốt nhất Slack.

Chúc bạn thành công!