Làm việc với dữ liệu trong Access 2016

Trong bài trước bạn đã làm quen với giao diện Access 2016 cũng như những thao tác mở, đóng cơ sở dữ liệu cơ bản. Bài này chúng ta sẽ tiếp tục đi sâu hơn vào Access 2016 xoay quanh nội dung làm việc với dữ liệu trong Access 2016.

Làm việc với bảng Access 2016

Mở bảng Access 2016

Để mở bảng, trong khung điều hướng, tìm bảng cần mở, nhấp đúp chuột lên nó. Bảng sẽ được mở ở khung bên phải, dưới dạng tab.

Thêm bản ghi mới

Có 3 cách để thêm bản ghi mới cho bảng trong Access 2016:

Vào tab Home > trong nhóm Records > New.

Mở khung điều hướng bản ghi ở dưới cùng của cửa sổ > nhấp vào nút New record.

Bắt đầu nhập vào hàng bên dưới bản ghi cuối cùng trong bảng.

Thỉnh thoảng khi nhập thông tin vào một bản ghi, bạn nhận được thông báo rằng thông tin vừa nhập vào không hợp lệ. Điều đó có nghĩa là trường dữ liệu đang nhập có quy tắc riêng về loại dữ liệu của nó. Nhấp vào OK, sau đó làm theo hướng dẫn trong cửa sổ bật lên để nhập lại dữ liệu.

Để lưu bản ghi, trên tab Home > nhóm Records > Save.

Chỉnh sửa bản ghi

Để thay thế một từ trong bản ghi > Home > trong nhóm Find > Replace > xuất hiện hộp thoại Find and Replace.

Trong Find What: nhập từ cần tìm, trong Replace With: nhập từ muốn thay thế. Như ví dụ dưới đây là thay Fall bằng Autumn.

Trong Match: bạn có thể khoanh vùng tìm kiếm: Any Part of Field (tìm từ của bạn trong mọi phần của ô), Whole Field (chỉ tìm các ô phù hợp hoàn toàn với cụm từ tìm kiếm), Beginning of Field (tìm ô bắt đầu với cụm từ tìm kiếm).

Nhấn Find Next, nếu văn bản được tìm thấy, nó sẽ được bôi đen.

Xem lại văn bản để chắc chắn bạn muốn thay thế nó. Click Replace để thay thế.

Access sẽ di chuyển đến từ tiếp theo được tìm thấy trong bảng, nếu đã hoàn tất việc thay thế, nhấp vào Cancel để đóng.

Tùy chọn Replace All khá mạnh mẽ, nhưng nó có thể thay thế cả những từ bạn không muốn. Trong ví dụ bên dưới, từ fall không đề cập đến mùa, nên nếu thay thế bằng Autumn sẽ không chính xác. Hãy cẩn thận khi dùng nó.

Xóa bản ghi

Chọn toàn bộ bản ghi bằng cách nhấp vào đường viền xám bên trái của bản ghi.

Nhấp vào Home > nhóm Records > Delete.

Hộp thoại xuất hiện > Yes, bản ghi sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Số ID được gán cho bản ghi sẽ được giữ nguyên, kể cả khi bản ghi bị xóa. Vi dụ: Nếu bạn xóa bản ghi có ID 205 thì chuỗi số ID sẽ là …203, 204, 206, 207 …

Tùy chỉnh giao diện bảng

Thay đổi kích thước hàng, cột của bảng

Để thay đổi chiều rộng cột, bạn đưa chuột đến cạnh bên phải của cột, tại ô tiêu đề cột, khi chuột biến thành dấu chữ thập có mũi tên sang trái và phải, bạn kéo chuột đến vị trí mong muốn để tăng hoặc giảm chiều rộng cột.

Thay đổi chiều rộng trường trong bảng dữ liệu Access 2016

Tương tự với hàng, bạn đưa chuột đến đường kẻ dưới hàng cần thay đổi ở vùng màu xám bên trái của hàng, chuột biến thành dấu chữ thập có mũi tên lên hoặc xuống, bạn kéo chuột đến vị trí mong muốn để thay đổi độ rộng của hàng.

Ẩn cột của bảng

Để ẩn cột, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột > Hide Fields. Nếu muốn cột hiện lại, chỉ cần chuột phải vào tiêu đề của bất kỳ cột nào, chọn Unhide Fields, trong hộp thoại hiện ra chọn cột muốn hiển thị lại.

Thay đổi màu của hàng

Bạn vào Home > nhóm Text Formatting > nhấp vào mũi tên Alternate Row Color.

Chọn màu từ menu thả xuống, chọn No Color để bỏ màu.

Bảng sau khi được đổi màu:

Tùy chỉnh dòng kẻ

Bạn vào Home > Text Formatting > nhấp vào mũi tên Gridlines.

Chọn kiểu dòng kẻ bạn muốn:

Kiểu dòng kẻ bạn vừa chọn sẽ được áp dụng:

Làm việc với Form

Mở form có sẵn:

Mở CSDL > khung điều hướng > nhấp đúp chuột vào form cần mở.

Form sẽ xuất hiện ở bên phải dưới dạng tab.

Để thêm, lưu, xóa biểu mẫu cũng tương tự như bản ghi.

Sắp xếp bản ghi

Chọn trường mà bạn muốn dùng để sắp xếp bản ghi, ví dụ là Last Name của Customers.

Nhấp Home > Sort & Filter > chọn Ascending hoặc Descending để sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.

Bảng sẽ được sắp xếp theo trường đã chọn:

Để lưu sắp xếp hãy nhấp vào Save trên Quick Access Toolbar.

Lọc bản ghi

Tạo bộ lọc đơn giản

Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên của trường bạn muốn lọc, ở đây lọc theo City.

Menu hiện ra cho phép chọn yếu tố muốn lọc.

Chọn OK, bảng sẽ chỉ hiển thị những gì bạn đã chọn để lọc.

Tạo bộ lọc từ một lựa chọn

Lọc theo lựa chọn cho phép chọn dữ liệu cụ thể từ bảng và tìm dữ liệu tương tự hoặc không giống với nó. Ví dụ: Bạn đang làm việc với CSDL của tiệm bánh, muốn tìm kiếm tất cả các sản phẩm có tên chứa “chocolate” thì có thể chọn từ đó trong tên sản phẩm và tạo bộ lọc với nó.

Chọn ô hoặc dữ liệu muốn tạo bộ lọc. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn xem danh sách tất cả các sản phẩm chứa từ chocolate trong tên, vì thế, chúng tôi chọn Chocolate trong trường Product Name.

Vào Home > Sort & Filter > nhấp vào mũi tên Selection.

Chọn kiểu lọc muốn áp dụng. Trong ví dụ này chúng tôi chọn Contains "Chocolate" vì muốn xem bản ghi chứa từ Chocolate trong trường.

Bộ lọc sẽ được áp dụng. Bảng sẽ chỉ hiển thị những sản phẩm mà trong tên có chứa Chocolate.

Tạo bộ lọc từ tìm kiếm

Lọc văn bản bằng từ tìm kiếm bạn có thể sử dụng một số tùy chọn tương tự như khi lọc với một lựa chọn bao gồm: Contains (chứa), Does Not Contain (không chứa), Ends With (kết thúc với) và Does Not End With (không kết thúc với).

Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tiêu đề của trường muốn lọc. Ở đây, ta sẽ lọc để chỉ hiển thị những đơn hàng chứa ghi chú, vì thế chọn Notes.

Trong menu thả xuống, di chuột qua Text Filters > chọn cách muốn lọc trong danh sách. Ở đây, ta muốn xem bản ghi có ghi chú chứa từ “party” vì vậy sẽ chọn Contains.

Trong hộp thoại Custom Filter hiện ra bạn nhập từ muốn dùng để lọc vào, ở đây là party.

Nhấp OK để bộ lọc được áp dụng:

Lọc số bằng tìm kiếm

Bạn chọn cột chứa số cần lọc, nhấp vào mũi tên bên phải tên của cột, di chuột qua Number Filters. Ở đây có vài tùy chọn Equals… (bằng), Does Not Equal… (không bằng), Less Than… (nhỏ hơn), Greater Than… (lớn hơn), Between… (trong khoảng). Giả sử ta cần lọc những sản phẩm có giá nhỏ hơn 5$ sẽ chọn Less Than…

Trong hộp thoại Custom Filter bạn nhập vào 5 (số cần so sánh).

Nhấp OK để bộ lọc được áp dụng.

Cách trên có thể áp dụng với dữ liệu ngày tháng như dưới đây:

Trong bài tới, các bạn sẽ biết cách để tạo truy vấn đơn giản cũng như truy vấn phức tạp, cách lên kế hoạch khi xây dựng truy vấn trên Access 2016 và một vài tùy chọn nâng cao. Bài học này mình thấy rất hay và có nhiều thông tin khá hữu ích, các bạn đừng bỏ qua nhé.

Bài tiếp: Tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016 từ đơn giản đến phức tạp

Bài trước: Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản