Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 25): Cách kiểm tra và bảo vệ tài liệu Word

Khi chia sẻ tài liệu Word nào đó, có thể bạn sẽ không muốn bao gồm các thông tin cá nhân nhạy cảm nào hoặc không muốn người khác chỉnh sửa file tài liệu của mình. Rất may là Word 2016 đã tích hợp tính năng giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để xem chi tiết cách thực hiện nhé.

• Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 22): Cách tạo biểu đồ
• Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 23): Cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Công cụ kiểm tra tài liệu Document Inspector

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa file Word, những thông tin cá nhân có thể sẽ được thêm tự động vào tài liệu đó (ví dụ như thông tin về tác giả của tài liệu). Bạn có thể sử dụng công cụ Document Inspector để loại bỏ những thông tin này trước khi chia sẻ với người khác.

Sử dụng Document Inspector

Bước 1: Nhấp chọn tab File để truy cập Backstage view (nơi trung tâm để quản lý tài liệu).

Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn Check for Issues, sau đó nhấp chọn Inspect Document từ trình đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, cửa sổ Document Inspector sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các ô, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp chọn Inspect. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tất cả.

Bước 4: Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than bên cạnh cho những phần mà nó tìm thấy dữ liệu được cho là nhạy cảm và có nút xóa (Remove All) cho từng loại. Bạn có thể nhấp chọn Remove All để xóa dữ liệu đó.

Sau khi hoàn tất, nhấp chọn Close.

Bảo vệ tài liệu

Theo mặc định, bất kì ai có quyền truy cập tài liệu của bạn có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trong đó, trừ khi bạn đặt tính năng bảo vệ cho file Word đó. 

Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.

Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn mục Protect Document.

Bước 3: Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Mark as Final.

Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu lựa chọn của mình, hãy nhấp chọn OK.

Bước 4: Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện, tiếp tục nhấn OK nhé.

Tài liệu sẽ được đánh dấu là bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp tin này, Word sẽ xuất hiện thanh nhắc nhở phía trên cùng tài liệu để gợi ý họ không nên chỉnh sửa.

Lưu ý: Tùy chọn Mark as Final không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu, bởi họ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access.

Chúc các bạn thành công.