Cách sử dụng Quick Parts chèn nhanh khối văn bản Word

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản trên Word, có rất nhiều công cụ hỗ trợ người dùng chẳng hạn như tính năng Quick Parts.

Trong quá trình nhập liệu nội dung, đôi khi bạn thường phải lặp đi lặp lại thao tác chèn một đoạn văn bản, hay bảng biểu. Nếu chúng ta chèn nội dung đó theo cách thủ công sẽ rất mất thời gian, đặc biệt với những tài liệu có nội dung dài và phải chèn khối văn bản đó nhiều lần. Vậy thì tính năng Quick Parts sẽ giúp bạn tiết kiệm thao tác hơn rất nhiều. Cách tạo và chèn khối văn bản bằng Quick Parts trên Word sẽ được hướng dẫn trong bài viết dưới đây của Quản trị mạng.

1. Cách tạo Quick Parts trên Word:

Bước 1:

Để tạo Quick Parts trên Word, chúng ta cần chèn đối tượng muốn chuyển sang Quick Parts vào nội dung. Trong ví dụ dưới đây, tôi sẽ chuyển bảng biểu 2 x 2 thành Quick Parts, nên sẽ chèn bảng biểu đó vào nội dung tài liệu.

Bước 2:

Khi đã tạo được nội dung, người dùng bôi đen và nhấn chọn vào tab Insert trên thanh Ribbon. Sau đó nhấn tiếp vào nút Quick Parts rồi chọn tiếp Save Selection to Quick Parts Gallery hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F3.

Bước 3:

Tiếp đến xuất hiện giao diện Create New Building Block. Trong mục Name, người dùng sẽ đặt tên cho Quick Parts đó. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại Quick Parts đó.

Trong trường hợp muốn tạo nhiều Quick Parts trên Word, chúng ta sẽ tạo các chuyên mục riêng biệt và sắp xếp các Quick Parts vào các chuyên mục tương ứng đã tạo để phân loại chúng trong Category.

Quick Parts trên Word hỗ trợ người dùng tạo bất kỳ nội dung. Bạn có thể tạo bảng biểu như trên, hoặc điền nội dung vào bảng sau đó tạo thành Quick Parts đều được. Cách thực hiện đều tương tự như nhau.

2. Cách chèn Quick Parts vào Word:

Khi đã tạo được Quick Parts và lưu chúng vào trong thư viện, bạn sẽ tiến hành chèn nội dung đó vào tài liệu.

Bước 1:

Khi bạn nhấp vào nút Quick Parts từ tab Insert, sẽ xuất hiện trình đơn xổ xuống với hình ảnh xem trước của từng Quick Parts đã tạo trước đó.

Bước 2:

Tím tới vị trí nội dung tài liệu muốn chèn khối văn bản, sau đó nhấp đối tượng cần chèn vào nội dung trong danh sách Quick Parts là được. Chúng ta tiếp tục thực hiện thao tác tương tự để chèn các khối văn bản khác trong tài liệu.

3. Cách xóa Quick Parts trên Word:

Trong trường hợp người dùng không còn sử dụng Quick Parts đã tạo thì nên xóa chúng để làm gọn danh sách Quick Parts.

Bước 1:

Người dùng cũng nhấp vào tab Insert rồi click chuột vào Quick Parts. Nhấp chuột phải lên đối tượng khối văn bản muốn xóa. Sau đó nhấn chọn tiếp vào tùy chọn Organize and Delete trong danh sách.

Bước 2:

Xuất hiện giao diện hộp thoại Building Blocks Organizer. Tại đây chúng ta sẽ nhìn thấy danh sách các Quick Parts. Nhấp chuột vào Quick Parts muốn xóa rồi nhấn Delete ở bên dưới để xóa trong danh sách.

Khi xuất hiện giao diện hộp thoại thông báo dưới đây, bạn nhấn Yes để chắc chắn xóa Quick Parts đã chọn khỏi danh sách.

Với tính năng Quick Parts có sẵn trên Word, người sẽ tiết kiệm thời gian soạn thảo nội dung hơn rất nhiều, khi không phải lặp đi lặp lại thao tác chèn khối văn bản vào trong tài liệu. Thao tác quản lý và xóa Quick Parts đã tạo cũng dễ dàng thực hiện theo bài viết bên trên.

Chúc các bạn thực hiện thành công!