Làm sạch thư mục và email trên Outlook 2010

Quản Trị Mạng - Làm sạch hộp thư Outlook tại từng thời điểm có thể mất khá nhiều thời gian, đặc biệt là với những người làm trong môi trường chuyên tiếp xúc với Internet, một ngày có thể nhận được vài chục email. Song song với nó là chúng ta phải lưu giữ các chuỗi email trao đổi theo từng vấn đề riêng biệt tránh việc xóa nhầm chúng.

Rất hay là shoppingmode Microsoft Office 2010 có khả năng tự động làm sạch các cuộc hội thoại. Nó rất tiện lợi và hoạt động thực sự tốt. Sau đây là cách cấu hình cho nó làm việc.

Bước 1

Trên ribbon Home, kích vào Clean Up và bạn sẽ thấy 3 tùy chọn sau:

- Clean Up Conversation - chỉ làm sạch một chuỗi email

- Clean Up Folder - làm sạch toàn bộ inbox hoặc từng thư mục

- Clean Up Folder & Subfolders

Chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn, nếu là người mới sử dụng Outlook 2010, bạn nên bắt đầu với việc làm sạch một chuỗi email để tránh vô tình xóa nhầm các email quan trọng. Với bất kỳ tùy chọn nào, bạn phải đảm bảo đang chọn đúng thư mục hoặc chuỗi email cần làm sạch.

Bước 2

Sau khi chọn tùy chọn Clean Up, một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn chọn Settings trên hộp thoại này

Bước 3

Cửa sổ Outlook Options sẽ xuất hiện, vào tab Mail, cuộn chuột xuống phần Conversation Clean Up, tại đây bạn có thể tùy chỉnh công cụ Clean Up. Phần lớn các thiết lập đều đã chuẩn rồi, tuy nhiên nếu bạn cần thay đổi một số thứ như mặc định những email bị xóa sẽ vào Trask của Outlook, nhưng bạn muốn nó sẽ chuyển vào một thư mục khác chứ không phải Trask thì kích vào nút Browse và duyệt tới thư mục định trước, kích OK để lưu lại thay đổi.

Bước 4

Sau khi đã có các thiết lập như ý muốn, kích vào Clean Up trên hộp thoại đã xuất hiện trước đó.

Sau khi kích xong nút đó, Outlook sẽ duyệt qua các thư mục hoặc chuỗi email và làm sạch những email nào dư thừa dựa theo những tiêu chí đã thiết lập trong bước 3.

Nếu việc làm sạch thành công với một số email, bạn sẽ không nhận được bất kỳ một thông báo nào nhưng các email đó sẽ được chuyển vào Delete Items (Trask) hoặc thư mục nào đó mà bạn đã chỉ định tại bước 3.

Nếu không có gì để làm sạch, bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại thông báo rằng "No Messenges were cleaned up"

 hoặc