8 ứng dụng tốt nhất của Excel trong cuộc sống hàng ngày

Excel từ lâu đã được coi là công cụ tốt nhất cho các nhà phân tích dữ liệu. Nhưng việc sử dụng Excel không bị giới hạn đối với những người làm việc trên dữ liệu thường xuyên. Có rất nhiều cách sử dụng Excel, có thể giảm bớt trách nhiệm công việc hàng ngày của bạn. Bạn có thể làm mọi thứ từ duy trì việc ở văn phòng/trường học đến việc tạo ngân sách chi tiết để quản lý chi tiêu hàng tháng của mình trong Excel.

Tính linh hoạt, tính ứng dụng cao và các hàm dễ sử dụng của Excel khiến nó trở thành một trong những ứng dụng được ưa thích nhất. Nếu bạn là người dùng Excel thông thường, đây là một số cách để sử dụng ứng dụng trong một số trường liên quan.

1. Quản lý thông tin

Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường kinh doanh, đặc biệt là khi quản lý các framework chung. Từ việc sử dụng nó để thúc đẩy báo cáo bán hàng đến chuẩn bị công cụ theo dõi hàng tồn kho, Excel có mọi thứ. Dưới đây là một số điều bạn có thể sử dụng Excel để quản lý thông tin:

a. Công cụ theo dõi hàng tồn kho bán hàng: Excel đã chứng tỏ giá trị của nó trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng. Excel có thể chứa nhiều hàng dữ liệu nên nó là lựa chọn ưu tiên cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh sản phẩm và dịch vụ. Bất cứ khi nào tiến hành chiến dịch quảng cáo, bạn có thể sử dụng nhiều hàm để theo dõi các cấp sản phẩm khác nhau. Bằng cách này, bạn không bao giờ gặp sai lầm trong việc quản lý và luôn cập nhật các đơn đặt hàng của mình. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể tạo biểu mẫu nhập dữ liệu tự động trong Excel để giảm bớt rắc rối trong việc quản lý dữ liệu.

b. Công cụ theo dõi chấm công: Là một công ty lấy nhân viên làm trung tâm, doanh nghiệp có thể sử dụng Excel để theo dõi thời gian báo cáo của nhân viên, quản lý sự tham gia của họ và tạo những bảng phức tạp để theo dõi lịch làm việc thường xuyên của nhân viên. Mỗi yếu tố liên kết với một trang tổng quan rộng hơn, trong đó bạn có thể nhìn lướt nhanh tổng hợp thông tin về nhân viên.

c. Báo cáo hiệu suất: Hãy tưởng tượng bạn cần tính toán các chỉ số hiệu suất của nhân viên và các chỉ số nhân sự chính (KPI) hàng tháng. Excel cung cấp mọi thứ, từ làm việc với các bảng phức tạp, áp dụng những công thức khác nhau và sử dụng các hàm VBA để tự động các công việc thường xuyên.

2. Quản lý thời gian

Bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng trang tính Excel để tạo công cụ theo dõi năng suất và thời gian của mình không? Excel có một tiềm năng lớn chưa được khai thác để sử dụng các hàm nhằm thực hiện các chi tiết cụ thể theo định hướng ngày và thời gian. Một số cách sử dụng phổ biến của Excel để quản lý thời gian bao gồm:

• Lập kế hoạch hàng ngày
• Danh sách những việc cần làm trong dự án
• Theo dõi lộ trình để quản lý tiến trình đào tạo

Danh sách trên chưa đầy đủ; có rất nhiều cách khác để sử dụng Excel trong việc quản lý thời gian. Để nâng cao mọi thứ, bạn thậm chí có thể tạo Pomodoro Tracker trong Excel để luôn tập trung vào nhiệm vụ của mình.

3. Theo dõi tiến độ và lập kế hoạch mục tiêu

Lập kế hoạch mục tiêu là một nhiệm vụ thiết yếu trong mọi lĩnh vực quản lý dự án. Ví dụ, bạn có thể tạo các công cụ theo dõi thời gian phức tạp như biểu đồ Gantt và các bảng mục tiêu theo hướng tác vụ khác để thúc đẩy năng suất trong Excel.

Bằng cách tạo và xác định các mốc quan trọng, bạn có thể theo dõi tiến trình so với mục tiêu của mình và lập bản đồ tiến trình theo từng khía cạnh một cách tương đối dễ dàng. Bạn có thể tự động hóa một số tác vụ để theo dõi tiến trình của mình khi các cộng tác viên khác thêm tiến trình của họ vào workbook chung.

4. Quản lý ngân sách và theo dõi tài chính

Excel là người bạn của mọi kế toán; khi phải tạo các trình theo dõi chi tiêu hàng tháng chi tiết cho tổ chức của mình, bạn có thể sử dụng các chức năng liên quan đến toán học và kế toán tích hợp sẵn khác nhau để theo dõi tài chính, ngân sách và tài khoản của mình. Các tổ chức và doanh nghiệp thuộc nhiều hình thức, quy mô khác nhau sử dụng Excel cùng với những công cụ kế toán và tài chính khác để nâng cao các chuẩn mực liên quan đến kế toán doanh nghiệp.

Bạn có thể tạo các công việc liên quan đến kế toán và tài chính chi tiết để nâng cao báo cáo của mình. Trên thực tế, với pivot, định dạng có điều kiện và công thức, bạn có thể tạo cảnh báo cài sẵn trong Excel để làm nổi bật các khía cạnh quan trọng có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

5. Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một phần không thể thiếu của mọi tổ chức và nhiều nhà phân tích dữ liệu tiếp tục ủng hộ Excel để thực hiện các tác vụ liên quan đến dữ liệu. Bạn có thể làm mọi thứ, từ tạo báo cáo hiệu suất phức tạp đến tính toán giả thuyết dựa trên phân tích trong Excel. Chức năng và tính linh hoạt của Excel với các hệ thống và công cụ phân tích dữ liệu khác đã được ưu tiên hơn mọi hệ thống theo dõi khác trên thị trường.

• 4 chức năng PivotTable nâng cao để phân tích dữ liệu Excel

Nó tích hợp với nhiều phần mềm và bạn có thể lưu trữ vô số hàng dữ liệu trong trang tính. Bạn có thể kết hợp nhiều workbook Excel với Python và các ngôn ngữ lập trình khác mà không cần nhấc ngón tay.

6. Trực quan hóa dữ liệu

Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu để cung cấp thông tin chi tiết. Những hiểu biết này rất hữu ích khi bạn phải đưa ra các quyết định sáng suốt để dự đoán tương lai.

Cách tốt nhất để thu thập thông tin chi tiết là gì? Rất đơn giản! Đó là trực quan hóa dữ liệu để mọi người có thể nhanh chóng hiểu những gì bạn đang cố gắng nói với họ. Tạo nhiều biểu đồ hoặc load các bảng dữ liệu này vào phần mềm trực quan hóa như Tableau và PowerBI để làm cho dữ liệu của bạn trở nên sống động.

Tính linh hoạt của Excel được đặt lên hàng đầu, vì bạn có thể tạo các biểu đồ và hình ảnh phức tạp trong ứng dụng mà không cần phải chuyển sang những nền tảng khác. Tuy nhiên, thật tốt khi biết rằng các tùy chọn tích hợp bên ngoài có sẵn nếu bạn có nhu cầu.

7. Quản lý chi phí

Những người nội trợ và chủ gia đình sử dụng Excel để theo dõi các khoản chi tiêu hàng ngày của họ. Hãy tưởng tượng có một trang tính đơn giản chứa tất cả thu nhập hàng tháng và mọi khoản chi tiêu từng phút có thể có của bạn, từ lớn đến nhỏ.

Thêm công thức để tự động tính toán thu nhập còn lại và khả năng chi tiêu của bạn trong tháng. Không cần phải tạo các trình theo dõi kế toán phức tạp, bạn luôn có thể áp dụng các trình theo dõi đơn giản để quản lý thu nhập và chi tiêu hàng tháng của mình. Nếu thích ghi mọi thứ ra giấy, bạn thậm chí có thể sử dụng các trình theo dõi chi phí có thể in miễn phí để giúp tiết kiệm ngân sách.

8. Tính toán nhanh

Excel đã trở thành một công cụ hữu ích cho những người muốn thực hiện nhiều phép tính khác nhau. Hãy tưởng tượng bạn muốn tính khoản trả góp thế chấp tiếp theo của mình, nhưng thay vì sử dụng bút và giấy để tính toán, bạn có thể nhanh chóng tạo một workbook Excel và bắt đầu ước tính. Excel là một ứng dụng tiện dụng và khá hữu ích để thực hiện các phép tính nhanh vì nó bao gồm nhiều công thức.

Excel là một ngôn ngữ kỳ diệu và bạn có thể tận dụng tối đa nó, đặc biệt nếu thành thạo các hàm và công thức khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo bạn đang sử dụng Excel một cách chính xác, bạn cần phải tìm hiểu nó từ các chuyên gia. Rất nhiều khóa học miễn phí và trả phí có sẵn trên một số nền tảng nổi tiếng, bao gồm Udemy và một số nền tảng khác. Bạn có thể chọn một khóa học phù hợp với yêu cầu học tập của bạn.