Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel

Thứ sáu - 03/05/2019 17:37
Tạo hóa đơn trong Excel không hề khó. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để tạo hóa đơn và sẵn sàng gửi nó cho khách hàng nhận thanh toán.

Dù bạn là một freelancer đang làm việc cho nhiều công ty hay là một doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hạn mức tín dụng cho khách hàng, bạn sẽ cần hóa đơn. Tạo hóa đơn trong Excel không hề khó. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để tạo hóa đơn và sẵn sàng gửi nó cho khách hàng nhận thanh toán.

Sử dụng mẫu hóa đơn trong Excel

Tạo một hóa đơn trong Excel tương đối đơn giản. Bạn chỉ cần tạo một vài bảng, thiết lập một số quy tắc, thêm thông tin vậy là xong. Ngoài ra, có rất nhiều trang web trên mạng cung cấp mẫu hóa đơn miễn phí do các kế toán tạo. Bạn có thể sử dụng những mẫu này hoặc thậm chí dựa trên mẫu đó và tự tạo cho mình mẫu hóa đơn riêng.

Excel cũng cung cấp một thư viện mẫu hóa đơn để người dùng có thể sử dụng. Để truy cập vào các mẫu này, mở Excel và click vào tab File.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel

Ở đây chọn New và gõ Invoice trong thanh tìm kiếm.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 2

Nhấn Enter và bạn sẽ thấy các mẫu hóa đơn.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 3

Tìm mẫu hóa đơn bạn thích.

Tạo hóa đơn đơn giản trong Excel 

Để tạo một hóa đơn đơn giản trong Excel, trước tiên bạn cần biết một số thông tin bắt buộc phải có trong hóa đơn. Để đơn giản hóa, chúng ta sẽ chỉ sử dụng những thông tin cần thiết để nhận thanh toán. Dưới đây là thông tin cơ bản:

  • Thông tin người bán:
    • Tên
    • Địa chỉ
    • Số điện thoại
  • Thông tin người mua
    • Tên công ty
    • Địa chỉ
  • Ngày xuất hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Mô tả hàng hóa (dịch vụ hoặc sản phẩm được bán)
  • Giá hàng hóa (của từng sản phẩm hoặc dịch vụ)
  • Tổng số tiền thanh toán
  • Phương thức thanh toán

Đầu tiên, mở một sheet Excel trống. Hãy loại bỏ các đường lưới để tạo một sheet Excel trống. Để bỏ đường lưới, hãy đi tới tab View và bỏ chọn Gridlines trong phần Show.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 4

Bây giờ bạn hãy điều chỉnh kích thước cột và hàng để thêm không gian cho những thông tin dài như mô tả hàng hóa. Để thay đổi kích thước hàng hoặc cột, click vào kéo.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 5

Theo mặc định, các hàng được thiết lập với độ cao 20 pixel và chiều rộng 64 pixel. Dưới đây là ví dụ về chiều rộng và chiều cao bạn có thể tham khảo.

Các hàng:

  • Hàng 1: 45 pixel

Các cột:

  • Cột A: 385 pixel
  • Cột B: 175 pixel
  • Cột C: 125 pixel

Hàng 1 sẽ có tên của bạn và từ Invoice. Để người nhận có thể nhìn thấy thông tin này ngay lập tức bạn nên tăng kích thước font chữ cho những thông tin này.

Cột A chứa phần lớn thông tin quan trọng trong hóa đơn gồm thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hóa, phương thức thanh toán. Cột B chứa ngày cụ thể của các hàng hóa được liệt kê, ngày xuất hóa đơn, giá từng hàng hóa và tổng giá trị. Những thông tin này không dài nên không yêu cầu nhiều chỗ.

Sau khi điều chỉnh kích thước cột và hàng, chúng ta sẽ điền thông tin vào hóa đơn. Trong cột A, hàng 1, nhập tên của bạn. Bạn nên để font chữ to một chút (tầm 18pt) và in đậm để làm nổi bật.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 6

Trong cột B, hàng 1, gõ chữ Invoice để người xem thấy rõ đây là tài liệu gì. Bạn nên để kích cỡ font chữ khoảng 38pt và viết hoa, cho màu nhạt hơn nếu muốn.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 7

Trong cột A, hàng 4, 5 và 6, nhập địa chỉ và số điện thoại của bạn.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 8

Trong cột B, hàng 4 và 5, gõ DATEINVOICE, bôi đậm và căn chỉnh sang phải. Cột C hàng 4 và 5 được dùng để nhập ngày và số hóa đơn.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 9

Cuối cùng, nhập Bill to (Người mua hàng) (bội đậm) trong cột A, hàng 8. Bên dưới hàng 9, 10, 11 là thông tin người mua.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 10

Bây giờ chúng ta cần lập một bảng để liệt kê các hàng hóa bán, ngày fulfillment (ngày bắt đầu từ khi hàng hóa được nhập vào kho đến lúc người mua hàng nhận được sản phẩm), số tiền cho từng mặt hàng.

Đầu tiên, hãy hợp nhất cột A và B trong hàng 14 làm tiêu đề cho các mặt hàng được liệt kê (cột A, hàng 15-30) và ngày fulfillment (cột B, hàng 15-30). Sau khi bạn đã hợp nhất cột A và B ở hàng 14, hãy tạo khung cho cột bằng cách vào phần Font của tab Home, chọn icon đường viền và chọn kiểu đường viền mong muốn. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng All Borders.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 11

Thực hiện tương tự cho ô C14. Bạn có thể bôi màu các ô nếu muốn bằng cách chọn các ô muốn bôi màu, chọn mũi tên cạnh icon Fill Color trong phần Font của tab Home và chọn màu từ menu thả xuống.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 12

Trong ô được bôi màu đầu tiên, nhập DESCRIPTION (Mô tả hàng hóa) và căn chỉnh giữa, bôi đậm. Đối với ô C14, gõ AMOUNT (Thành tiền) và cũng căn giữa, bôi đậm.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 13

Bạn cần đảm bảo bảng đủ không gian để liệt kê các hàng hóa bán. Trong ví dụ này chúng ta sẽ sử dụng 16 hàng. Sau đó, đi đến cuối bảng và kẻ đường viền bên dưới cho hai ô đầu tiên trong hàng.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 14

Bây giờ làm nổi bật các ô C15-29 và kẻ đường viền trái và phải cho các ô này.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 15

Bây giờ, chọn ô C30 và kẻ đường viền trái, phải và dưới. Cuối cùng, chúng ta sẽ thêm Total Sum (Tổng tiền) vào bảng. Làm nổi bật ô C31 và kẻ đường viền quanh toàn bộ ô này. Bạn có thể bôi màu nếu muốn và nhớ để chữ TOTAL ở ô bên cạnh nó.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 16

Chúng ta về cơ bản đã hoàn thành bảng mô tả hàng hóa, giờ hãy thêm một số quy tắc và công thức để tính toán.

Như chúng ta đã thiết lập ở trên, cột B hàng 15-30 là ngày fulfilment. Chọn những ô này, click vào Format Number trong phần Number của tab Home.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 17

Sau khi chọn, một menu thả xuống sẽ xuất hiện, chọn tùy chọn Short Date. Bây giờ nếu bạn nhập số ví dụ 12/26 trong các ô này, nó sẽ tự động định dạng lại.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 18

Tương tự, nếu bạn làm nổi bật các ô C15-30, đây là các ô thành tiền, chọn tùy chọn Currency và nhập số tiền vào những ô này, nó sẽ được định dạng tiền tệ.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 19

Để tự động tính tổng tiền, chọn ô tổng (trong ví dụ này là C31) và nhập công thức sau:

=SUM(C15:C30)

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 20

Bây giờ nếu bạn nhập (hoặc xóa) bất kỳ số nào trong các ô thành tiền riêng lẻ, nó sẽ tự động điền trong ô tổng.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 21

Tiếp tục, nhập Method of Payment (Phương thức thanh toán) trong A34.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 22

Thông tin này nên đặt giữa người mua và người bán. Các phương thức thanh toán thông thường là tiền mặt, séc, chuyển khoản. Bây giờ hoàn thiện hóa đơn, đừng quên cảm ơn khách hàng của bạn.

Cách tạo hóa đơn đơn giản trong Excel - Ảnh minh hoạ 23

Vậy là chúng ta đã hoàn thành một hóa đơn đơn giản. Chúc các bạn thực hiện thành công! 

Nguồn tin: quantrimang.com

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Chuyên trang
Thống kê
  • Đang truy cập127
  • Máy chủ tìm kiếm13
  • Khách viếng thăm114
  • Hôm nay16,663
  • Tháng hiện tại107,262
  • Tổng lượt truy cập41,792,501
Liên kết Website
Hộp thư góp ý
Đường dây nóng
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây