Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính

Thứ bảy - 24/02/2018 06:11
Hãy cùng Quản Trị Mạng tham khảo bài viết hướng dẫn định dạng trang và in bảng tính trong Excel 2016 nhé!

Giới thiệu

Đôi khi, bạn muốn in một bảng tính để xem và chia sẻ dữ liệu ngoại tuyến. Khi chọn cài đặt page layout (định dạng trang) của mình, bạn có thể dễ dàng xem trước và in bảng tính từ Excel 2016 bằng cách sử dụng cửa sổ Print (In). Hãy cùng Quản Trị Mạng tham khảo bài viết hướng dẫn định dạng trang và in bảng tính trong Excel 2016 nhé!

Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về định dạng trang và in bảng tính trong Excel 2016:

 

I. Truy cập cửa sổ Print

1. Chọn tab File. Chế độ Backstage view sẽ xuất hiện.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính

2. Chọn Print (In). Cửa sổ Print sẽ xuất hiện.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 2

Cửa sổ Print.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 3

II. In một bảng tính

1. Điều hướng đến cửa sổ Print, sau đó chọn máy in mong muốn.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 4

2. Nhập số lượng bản sao mà bạn muốn in.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 5

3. Chọn cài đặt bổ sung nếu cần.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 6

4. Nhấp vào In.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 7

III. Chọn vùng in

Trước khi in một bảng tính Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác những thông tin bạn muốn in ra. Ví dụ: nếu có nhiều bảng tính trong bảng tính của mình, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ bảng tính hay chỉ các bảng tính đang hoạt động. Cũng có thể bạn chỉ muốn in nội dung được chọn từ bảng tính.

1. In các trang tính hiện hành

Các bảng tính được coi là đang hoạt động khi được chọn.

1. Chọn bảng tính bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào bảng tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó nhấp vào bảng tính khác mà bạn muốn chọn.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 8

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Active Sheets (Các trang tính hiện hành) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 9

4. Nhấp vào nút In.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 10

2. In toàn bộ bảng tính

1. Điều hướng tới cửa sổ In.

2. Chọn Print Entire Workbook (In toàn bộ bảng tính) từ trình đơn thả xuống Print Range (Vùng in).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 11

3. Nhấp vào nút In.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 12

3. In một vùng chọn

Trong ví dụ, chúng tôi sẽ in bản ghi cho 40 nhân viên bán hàng đứng đầu ở bảng tính trung tâm.

1. Chọn các ô mà bạn muốn in.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 13

2. Điều hướng tới cửa sổ In.

3. Chọn Print Selection từ trình đơn thả xuống Print Range.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 14

4. Bản lựa chọn xem trước của bạn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Preview (Xem trước).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 15

5. Nhấp vào nút In để in vùng chọn.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 16

  • Nếu muốn, bạn có thể cài đặt khu vực in trước để hình dung những ô nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Đơn giản chỉ cần chọn các ô bạn muốn in, nhấp vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area, sau đó chọn Set Print Area. Lưu ý rằng nếu cần in toàn bộ bảng tính, bạn cần xóa vùng in.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 17

IV. Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn phải thực hiện những điều chỉnh nhỏ từ ô Print để nội dung bảng tính nằm gọn trên một trang in. Cửa sổ Print bao gồm một số công cụ giúp chia tỉ lệ phù hợp với nội dung bảng tính của bạn, chẳng hạn như chia tỉ lệ và lề trang.

1. Thay đổi định hướng trang

Excel 2016 cung cấp hai tùy chọn định hướng trang: landscape (phong cảnh) và portrait (chân dung). Landscape hướng trang theo chiều ngang, trong khi portrait hướng trang theo chiều dọc. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thiết lập hướng landscape.

1. Điều hướng tới cửa sổ In.

2. Chọn hướng mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Orientation. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Landscape Orientation (Định hướng phong cảnh).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 18

3. Định hướng trang mới sẽ được hiển thị trong ô Preview (Xem trước).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 19

2. Tinh chỉnh nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của bạn bị cắt bởi máy in, bạn có thể sử dụng chia tỉ lệ để bảng tính thu gọn vào trang một cách tự động.

1. Điều hướng tới cửa sổ In. Trong ví dụ, chúng tôi nhìn thấy ở khung Preview nội dung bảng tính sẽ bị cắt khi in.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 20

2. Chọn tuỳ chọn mong muốn từ trình đơn thả xuống Scaling. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Fit All Columns on One Page.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 21

3. Bảng tính sẽ được thu gọn để xuất hiện đủ trong một trang.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 22

  • Lưu ý rằng các bảng tính sẽ trở nên khó đọc hơn vì chúng được thu nhỏ lại. Vì vậy, có thể bạn sẽ không muốn sử dụng tùy chọn này khi in một bảng tính với nhiều thông tin. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thay đổi thiết lập tỉ lệ thành No Scaling.

V. Sử dụng lệnh Print Titles

Nếu bảng tính của bạn sử dụng tiêu đề mục, điều quan trọng là bao gồm các tiêu đề trên mỗi trang của bảng tính được in. Sẽ rất khó để đọc một bảng tính được in nếu tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép bạn lựa chọn các hàng và cột cụ thể xuất hiện trên mỗi trang.

1. Nhấp vào tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 23

2. Hộp thoại Page Setup (Cài đặt trang) sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn hàng hoặc cột lặp lại trên mỗi trang. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ lặp lại hàng đầu tiên.

3. Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top: (Các dòng lặp lại ở đầu:).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 24

4. Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Page Setup sẽ bị thu gọn lại. Chọn (các) hàng bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn hàng 1.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 25

5. Hàng 1 sẽ được thêm vào Rows to repeat at top:. Nhấp vào nút Collapse Dialog.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 26

6. Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng. Để lặp lại một cột, sử dụng cùng một quy trình được hiển thị trong các bước 4 và 5. Trong ví dụ, chúng tôi chọn lặp lại hàng 1 và cột A.

7. Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 27

8. Trong ví dụ, hàng 1 xuất hiện ở đầu mỗi trang và cột A xuất hiện ở bên trái mỗi trang.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 28

VI. Điều chỉnh ngắt trang

1. Nhấp vào lệnh Page Break Preview (Xem trước ngắt trang) để thay đổi sang chế độ xem Page Break (Ngắt trang).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 29

2. Các đường chấm nét đứt dọc và ngang biểu thị các điểm ngắt trang. Nhấp và kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang đó.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 30

3. Trong ví dụ, chúng tôi đã đặt ngắt trang nằm ngang giữa hàng 21 và hàng 22.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 31

4. Trong ví dụ, tất cả các trang bây giờ hiển thị cùng một số hàng do thay đổi trong ngắt trang.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 32

VII. Sửa đổi lề trong ô Preview (Xem trước):

Lề là khoảng trống giữa nội dung và cạnh của trang. Đôi khi, bạn cần phải điều chỉnh lề để dữ liệu hiển thị dễ đọc hơn. Bạn có thể sửa đổi lề trang từ ngăn In.

1. Điều hướng tới ngăn In.

2. Chọn kích thước lề mong muốn từ trình đơn thả xuống Page Margins. Trong ví dụ, chúng tôi chọn Narrow Margins (Thu hẹp biên).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 33

3. Lề mới sẽ được hiển thị trong ô Preview.

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 34

  • Bạn có thể tự điều chỉnh lề bằng cách nhấp vào nút Show Margins (Hiển thị lề) ở góc dưới bên phải, sau đó kéo đường kẻ lề trong cửa sổ Preview (Xem trước).

Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 12): Định dạng trang và in bảng tính - Ảnh minh hoạ 35

Tham khảo thêm một số bài viết: 

Chúc các bạn vui vẻ!

Nguồn tin: quantrimang.com

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây