Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu

Thứ hai - 27/06/2022 07:30
Bạn có thể nhanh chóng tổ chức lại trang tính bằng cách sắp xếp dữ liệu của mình.

Trong Excel, khi bạn thêm nhiều nội dung hơn vào trang tính, việc tổ chức thông tin này trở nên đặc biệt quan trọng. Bạn có thể nhanh chóng tổ chức lại trang tính bằng cách sắp xếp dữ liệu của mình. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp danh sách thông tin liên hệ theo họ. Nội dung có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, số và theo một số cách khác.

Các cách phân loại

Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng trước tiên là phải quyết định xem bạn muốn áp dụng cho toàn bộ trang tính (1) hay chỉ một phạm vi ô (2).

  • Trong trường hợp (1), tất cả dữ liệu trong trang tính sẽ được tổ chức theo một cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được lưu cùng nhau khi áp dụng việc sắp xếp. Trong ví dụ dưới đây, cột Contact Name (cột A) đã được sắp xếp để hiển thị các tên theo thứ tự bảng chữ cái.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu

  • Trong trường hợp (2), chỉ dữ liệu trong một phạm vi ô được sắp xếp, điều này có thể hữu ích khi làm việc với một trang tính có chứa nhiều bảng. Việc sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung khác trong trang tính.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 2

Cách sắp xếp một trang tính

Ví dụ sẽ sắp xếp đơn đặt hàng áo phông theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên Last Name (cột C).

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Ví dụ sẽ chọn ô C2.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 3

2. Chọn tab Data trên Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh A-Z để sắp xếp từ A đến Z hoặc lệnh Z-A để sắp xếp từ Z đến A. Ví dụ sẽ chọn sắp xếp từ A đến Z.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 4

3. Trang tính sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ, trang tính hiện được sắp xếp theo họ.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 5

Cách sắp xếp một phạm vi ô

Ví dụ sẽ chọn một bảng riêng biệt trong biểu mẫu đặt hàng áo phông để sắp xếp số lượng áo sơ mi đã được đặt hàng ở mỗi lớp.

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp. Ví dụ sẽ chọn dải ô G2:H6.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 6

2. Chọn tab Data trên Ribbon, sau đó bấm vào lệnh Sort.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 7

3. Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp. Ví dụ muốn sắp xếp dữ liệu theo số lượng đơn đặt hàng áo phông, vì vậy cột Orders sẽ được chọn.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 8

4. Quyết định thứ tự sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Ví dụ sẽ sử dụng tùy chọn Largest to Smallest.

5. Khi bạn đã hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 9

6. Phạm vi ô sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ, cột Orders sẽ được sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất. Lưu ý rằng nội dung khác trong trang tính không bị ảnh hưởng bởi cách sắp xếp này.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 10

Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp đúng cách, hãy kiểm tra kỹ các giá trị ô để đảm bảo rằng chúng được nhập vào trang tính một cách chính xác. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể gây ra sự cố khi sắp xếp một trang tính lớn. Ví dụ dưới đây đã quên thêm dấu gạch ngang vào ô A18, khiến việc sắp xếp có chút không chính xác.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 11

Phân loại tùy chỉnh

Đôi khi bạn có thể thấy rằng các tùy chọn sắp xếp mặc định không thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn cần. May mắn thay, Excel cho phép bạn tạo một danh sách tùy chỉnh để xác định thứ tự sắp xếp của riêng bạn.

Cách tạo phân loại tùy chỉnh

Ví dụ muốn sắp xếp trang tính theo T-Shirt Size (cột D). Cách sắp xếp thông thường sẽ sắp xếp các kích thước theo thứ tự bảng chữ cái, điều này sẽ không hợp lý. Thay vào đó, cần tạo một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Ví dụ sẽ chọn ô D2.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 12

2. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Sort.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 13

3. Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp, sau đó chọn Custom List... từ trường Order. Ví dụ sẽ chọn sắp xếp theo T-Shirt Size.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 14

4. Hộp thoại Custom Lists sẽ xuất hiện. Chọn NEW LIST từ hộp Custom Lists:.

5. Nhập các mục theo thứ tự tùy chỉnh mong muốn vào hộp List entries:. Ví dụ muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất, vì vậy các giá trị Small, Medium, LargeX-Large sẽ được nhập, nhấn Enter trên bàn phím sau mỗi mục.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 15

6. Bấm Add để lưu thứ tự sắp xếp mới. Danh sách mới sẽ được thêm vào hộp Custom lists:. Đảm bảo rằng danh sách mới đã được chọn, sau đó bấm OK.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 16

7. Hộp thoại Custom Lists sẽ đóng. Bấm OK trong hộp thoại Sort để thực hiện sắp xếp tùy chỉnh.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 17

8. Trang tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh. Trong ví dụ, bảng tính hiện được sắp xếp theo kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 18

Các cấp độ sắp xếp

Nếu cần kiểm soát nhiều hơn cách sắp xếp dữ liệu của mình, bạn có thể thêm nhiều cấp độ vào bất kỳ loại nào. Điều này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo nhiều cột.

Cách thêm một cấp độ

Ví dụ bên dưới sẽ sắp xếp trang tính theo T-Shirt Size (Cột D), sau đó theo Homeroom # (cột A).

1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Ví dụ sẽ chọn ô A2.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 19

2. Bấm vào tab Data, sau đó chọn lệnh Sort.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 20

3. Hộp thoại Sort sẽ xuất hiện. Chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp. Ví dụ này sẽ sắp xếp theo T-Shirt Size (cột D) với danh sách tùy chỉnh đã tạo trước đó cho trường Order.

4. Bấm Add Level để thêm một cột khác cho việc sắp xếp.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 21

5. Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ sắp xếp theo Homeroom # (cột A).

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 22

6. Trang tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự đã chọn. Trong ví dụ, các đơn đặt hàng được sắp xếp theo kích thước áo phông. Trong mỗi kích cỡ áo phông nhóm, học sinh được sắp xếp theo số lớp.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 23

Nếu bạn cần thay đổi thứ tự sắp xếp gồm nhiều cấp độ, thật dễ dàng để kiểm soát cột nào được sắp xếp trước. Chỉ cần chọn cột mong muốn, sau đó nhấp vào mũi tên Move Up hoặc Move Down để điều chỉnh mức độ ưu tiên của nó.

Excel 2019 (Phần 18): Sắp xếp dữ liệu - Ảnh minh hoạ 24

Nguồn tin: quantrimang.com

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Chuyên trang
Thống kê
  • Đang truy cập225
  • Máy chủ tìm kiếm14
  • Khách viếng thăm211
  • Hôm nay113,529
  • Tháng hiện tại1,894,640
  • Tổng lượt truy cập94,797,457
Liên kết Website
Hộp thư góp ý
Đường dây nóng
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây